Zelfroosteren is efficiënt

Roostermakers krijgen een punthoofd van alle roostervoorkeuren waarmee ze rekening moeten houden. Zijn ze klaar, dan is er altijd wel iemand ontevreden. Zelfroosteren kan een oplossing zijn, want het helpt een team om probleemoplossend te werk te gaan en is efficiënter. 'Zelfroosteren is financieel voordelig, omdat werknemers efficiënter worden ingezet.'

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Zelfroosteren is efficiënt

Raymond van Hensbergen, die via adviesbureau Brandheuvels zelfroosteren implementeert bij kinderopvangorganisaties, merkt op dat roostermakers in de ogen van medewerkers hun taak eigenlijk altijd fout doen. ‘Eén iemand lost bij centraal roosteren de problemen op. Vaak zien roostermakers dit als a hell of a job, omdat het heel ondankbaar werk is. Bij zelfroosteren is niet langer één iemand voor het rooster verantwoordelijk. Pedagogisch medewerkers krijgen zelf inzicht in problemen, zoals gaten.’ In de eerste stap van zelfroosteren geeft iedereen zijn voorkeuren op. Tijdens de tweede stap legt een coördinator de roosters op elkaar. Hij streept dubbelingen weg en signaleert gaten. Deze lost de coördinator alleen niet zelf op. Dat doet het team in de derde stap. Een keer in de maand zit een team een halfuur bij elkaar om het rooster te bespreken en om samen met oplossingen te komen. Van Hensbergen begeleidt teams en leidinggevenden bij het zelfroosteren, en brengt bij hen de discussie los over wat beter kan aan het roosteren. In een proef naar het zelfroosteren begeleidde hij twee organisaties.

De proef

Locatiehoofd Annemarie Nederpel van kindercentrum Luchtkasteel (Stichting Rijswijkse Kinderopvang) en haar team deden mee aan de proef. Voordat de pilot begon, leverde iedereen zijn roostervoorkeuren bij haar aan. ‘Ik loste de gaten op. Soms was dat best omstreden, want ik had het laatste woord. Het kon voorkomen dat een pedagogisch medewerker het daar niet mee eens was.’ Met zelfroosteren gaat dat anders. Nederpel werkt zelf geen gaten in het rooster meer weg, maar laat dat aan de pedagogisch medewerkers over. Dit maakt volgens Van Hensbergen een team zelfstandiger. Een team moet samen met een oplossing voor eventuele gaten komen. ‘Dat is soms best lastig voor mij als manager’, zegt Nederpel. ‘Ik moet nu bij hen checken hoe de bezetting is en vertrouwen dat het geregeld is. Toch is dat ook handig, want zij weten op de dag zelf de kindaantallen, omdat zij direct contact met de klant hebben. Daarom weten zij beter hoeveel mensen ze nodig hebben en of een invaller nodig is.’

Gunfactor

Door de groepssessies die Van Hensbergen geeft, is het de bedoeling dat roosterproblemen in de derde stap bespreekbaar worden. In het begin zijn er volgens de trainer altijd pedagogisch medewerkers die hun poot stijf houden, maar dat lost zich vanzelf op. ‘Er ontstaat sociale controle, omdat een groep de gaten samen oplost. Iemand die weigert extra te werken, wordt door de rest van de groep vanzelf op de vingers getikt. Pedagogisch medewerkers leren dat ze aan zichzelf moeten denken en voor zichzelf moeten opkomen. Daarvoor moeten ze echter wel iemand anders ook eens wat gunnen.’ Locatiehoofd Nederpel beaamt dit: ‘In het begin waren het altijd dezelfde medewerkers die gaten dichtten door extra te werken. Zij gingen niet graag de confrontatie aan. Zo’n iemand realiseert zich vanzelf dat hij of zij de problemen niet zo op kan blijven lossen. Die ontevredenheid wordt snel genoeg in de groep kenbaar gemaakt.’

Vertrouwen

Pm’ers moeten dus zelf met elkaar in gesprek om problemen op te lossen. Dat vraagt veel vertrouwen van managers. ‘Een manager geeft met zelfroosteren aan een team mee dat ze zelf na moeten en mogen denken om problemen op te lossen. Dit vertrouwen geeft een signaal af, namelijk dat eigen inbreng en ideeën welkom zijn’, zegt de trainer. Die verandering komt echter niet vanzelf. ‘Managers zullen soms op hun tong moeten bijten en afwachten hoe de groep zelf problemen oplost. Bedenk: wanneer jij als manager er niet bent, dan moet een team zelf ook probleemoplossend te werk gaan. Het zelfroosteren is daar een goede oefening voor.’ Volgens Van Hensbergen komt het eigenlijk nooit voor dat een manager echt in moet grijpen.

Weerstand

Nederpel heeft nooit aan ingrijpen gedacht, maar in het begin kwamen pm’ers wel met problemen naar haar toe, omdat sommige werknemers moeite hadden met het overleggen. Dit gebeurde bijvoorbeeld toen iemand tijdens de vakantieperiode weigerde om op een bepaalde dag te werken. ‘”Wat hebben jullie al gedaan”, vroeg ik toen. Op één persoon na bleek iedereen al een extra dag gewerkt te hebben. De persoon die nog niet extra had gewerkt weigerde om het eerstvolgende gat te vullen. “Is dit eerlijk?”, vroeg ik toen aan die persoon. Nee, dat was het niet.’ Uiteindelijk viel die medewerker toch in, omdat het gedrag oneerlijk was tegenover de groep.

Nederpel zelf snapt wel waarom sommige pm’ers de overgang naar zelfroosteren wat lastig vinden. Oudere werknemers hebben al heel lang alleen naar een leidinggevende geluisterd. Eigen inbreng is nieuw. Voor hen verloopt de overgang naar met elkaar overleggen daarom veel stroever dan voor jongere medewerkers. Die laatsten zijn al meer flexibiliteit gewend. Gelukkig was iedereen op de Rijswijkse kinderopvanglocatie snel gewend aan het zelfroosteren. Naast dit verschil merkte het locatiehoofd ook een verschil tussen de medewerkers van het kinderdagverblijf en de bso. Pedagogisch medewerkers op een kinderdagverblijf werkten in het begin van de proef al meer probleemoplossend dan medewerkers van de bso. Op het kinderdagverblijf beginnen medewerkers vroeger, dus bij een roosterprobleem hebben ze minder speling dan de medewerkers van de bso, waardoor ze al gewend waren om snel met oplossingen te moeten komen.

Efficiëntie

Naast dat pm’ers leren om probleemoplossend te werken, zit er volgens Van Hensbergen nog een voordeel aan zelfroosteren. Slimmer roosteren bespaart geld, omdat krachten effectiever worden ingezet. Vaste krachten vragen bijvoorbeeld efficiënter verlof op. Daarnaast worden zij zich bewuster van de gevolgen van het al dan niet inzetten van flexwerkers. Flexwerkers zijn altijd duurder. Door de proef zijn medewerkers creatiever met beschikbaarheid en zullen ze gaten sneller budgetneutraal oplossen. Ook Nederpel merkt dat het zelfroosteren efficiënter werkt. Medewerkers zitten volgens het locatiehoofd minder aan bepaalde dagen vast, waardoor met dagen geschoven kan worden. Ook daalt het verzuim, omdat de stap om een dienst te ruilen kleiner is.

Op de locatie van Nederpel gaan ze door met het zelfroosteren. Het vergroot de vakvolwassenheid en de zelfredzaamheid van een team. Zelfroosteren is goed voor het groepsgevoel, geeft meer vertrouwen in elkaar en zorgt dat de pedagogisch medewerkers meer probleemoplossend te werk gaan, vindt Nederpel. ‘Pedagogisch medewerkers spreken elkaar makkelijker aan op gedrag en gaan problemen minder uit de weg.’

Over de proef

Adviesbureau Brandheuvels en softwareontwikkelaar Pelosa hebben samen met kinderopvangorganisatie Vlietkinderen en Stichting Rijswijkse Kinderopvang een proef gedaan om te onderzoeken hoe zelfroosteren zou kunnen werken binnen de kinderopvang. Volgens alle partijen werkt zelfroosteren efficiënter, is er een kostenbesparing en werken pm’ers meer probleemoplossend. Pelosa wil de uit de proef opgedane kennis toepassen in haar planningssoftware PlanRad, die adviseert over een optimale bezetting in het rooster. Pelosa wil PlanRad geschikt maken voor zelfroosteren. Meer informatie: www.brandheuvels.com, www.pelosa.nl

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.