In de praktijk worden regelmatig vrijwilligers ingeschakeld omdat men denkt dit rechtmatig te mogen doen op basis van de vrijwilligersregeling. Maar wat houdt deze regeling in? En doet u terecht een beroep op deze regeling?

Er is sprake van een vrijwilliger als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De werkzaamheden worden niet beroepsmatig uitgevoerd.
• Er is geen sprake van een dienstbetrekking, de werkzaamheden worden bij wijze van vrijwilligheid verricht.
• De vrijwilliger ontvangt geen marktconforme beloning voor de verrichte werkzaamheden.
• De werkzaamheden worden vrijwillig verricht voor een sportorganisatie of voor een privaat- of publiekrechtelijke organisatie die geen aangifte vennootschapsbelasting hoeft te doen.

Vergoeding aan de vrijwilliger

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, maakt de vrijwilligersregeling het mogelijk om aan een vrijwilliger, zonder nadere onderbouwing, een forfaitaire kostenvergoeding te geven. Met andere woorden: een vergoeding zonder fiscale gevolgen. Er is sprake van een forfaitaire kostenvergoeding als iemand uitsluitend vergoedingen of verstrekkingen krijgt met een gezamenlijke waarde van maximaal € 150,- per maand en maximaal € 1.500,- per kalenderjaar, inclusief kostendeclaraties. En zoals vermeld mag de vergoeding geen marktconforme beloning zijn. Als een vrijwilliger een vergoeding of verstrekking per gewerkt uur krijgt, dan moet het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de maximumbedragen vallen. Een niet-marktconforme uurvergoeding is volgens de Belastingdienst € 4,50 (of € 2,50 voor een vrijwilliger jonger dan 23 jaar) .

Betaalt u meer dan € 150,- per maand en/of € 1.500,- op jaarbasis, dan zijn de ontvangen bedragen voor de vrijwilliger – en voor u – vermoedelijk niet zonder fiscale consequenties. In dat geval moet de ‘vrijwilliger’ de vergoeding in zijn aangifte inkomstenbelasting opgeven als overige inkomsten uit arbeid. Daarbij mag hij/zij wel de gemaakte kosten in mindering brengen op de ontvangen bedragen. En u kunt, alleen als er geen sprake is van een dienstbetrekking, de uitbetalingen aan derden jaarlijks aan de Belastingdienst opgeven met een IB 47-formulier (opgave betalingen aan derden niet in dienstbetrekking). Maar wanneer is er geen sprake van een dienstbetrekking van een vrijwilliger?

Wel of geen dienstbetrekking

Om te weten of er geen sprake is van een dienstbetrekking, moet u weten dat er in dit kader twee soorten dienstbetrekkingen van belang zijn; de ‘gewone’, privaatrechtelijke dienstbetrekking en de fictieve dienstbetrekking.

Er is sprake van een privaatrechtelijke dienstbetrekking als er sprake is van een gezagsverhouding, de verplichting tot het betalen van loon, en de verplichting tot het verrichten van persoonlijke arbeid gedurende een zekere tijd (art. 7:610 BW). Omdat de vrijwilliger meestal wordt aangestuurd door een pedagogisch medewerker die in loondienst is, is er al snel sprake van een gezagsverhouding. Is de betaling die de vrijwilliger ontvangt hoger dan de door de Belastingdienst gestelde norm, dan is er mogelijk geen sprake meer van een vrijwilligersbeloning. Gezien de Verklaring Omtrent Gedrag die binnen de kinderopvang vereist is en het feit dat u niet iedereen als vrijwilliger zult accepteren, vindt vervanging vermoedelijk plaats vanuit een vaste groep vrijwilligers. Met andere woorden: er is geen sprake van vrijheid voor de vrijwilliger om zich te laten vervangen. Als aan alle criteria voor een privaatrechtelijke dienstbetrekking is voldaan, is er dus geen sprake van een vrijwilliger maar van een werkne(e)m(st)er; met alle gevolgen van dien.

Fictieve dienstbetrekking

Er is sprake van een fictieve dienstbetrekking als er, gedurende een periode langer dan een maand, doorgaans op ten minste twee dagen per week gewerkt wordt en de vergoeding ten minste twee vijfde bedraagt van het wettelijk minimumloon. Voldoet de omvang van de beloning niet aan de vrijwilligersnormen, dan moet beoordeeld worden of sprake is van een fictieve dienstbetrekking. Daarnaast beoordeelt de Belastingdienst de activiteit waarvoor u vrijwilligers inzet aan uw normale bedrijfsuitoefening. Als deze activiteit een wezenlijk onderdeel van uw bedrijfsvoering is, dan wordt dit door de Belastingdienst gezien als extra argument voor het stellen van de dienstbetrekking. Het argument dat het met vrijwilligers behaalde resultaat slecht een klein percentage van de omzet is, is in dit verband minder van belang. Zekerheid vooraf is daarom niet met een juridische/fiscale beoordeling te geven. Voor zekerheid vanuit fiscaal perspectief is afstemming met de Belastingdienst noodzakelijk.

Arbeidsrechtelijke consequenties

Als de vrijwilliger volgens de Belastingdienst in dienstbetrekking is, kan dit ook arbeidsrechtelijke consequenties hebben. Denk daarbij aan het volgende: op grond van de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag heeft iedere werknemer recht op ten minste het voor hem geldende minimumloon. Het bedrag van € 4,50 netto per uur ligt voor werknemers van 23 jaar of ouder onder het geldende minimumloon. Hierdoor hebben zij nog recht hebben op het verschil tussen het ontvangen deel en het wettelijk minimumloon waar zij recht op hadden. Daarnaast hebben werknemers recht op vakantiegeld en doorbetaalde vakantie. Werknemers kunnen worden aangemerkt als oproepkracht. Dit betekent dat de minimumduur per oproep, maar in ieder geval de loonbetaling, ten minste 3 uur moet bedragen.

Daarnaast kunt u een boete krijgen. Want overtreding van de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag kan beboet worden door de Arbeidsinspectie. Gezien de bedrijfsactiviteiten van kinderopvangorganisaties achten wij het aannemelijk dat op de rechtsverhouding van de vrijwilligers de cao Kinderopvang van toepassing is (inclusief alle daaruit voortvloeiende verplichtingen). Tot slot wijzen wij op de mogelijk verplichte toepassing van de pensioenregeling van het Pensioenfonds Zorg en Welzijn. Op deze manier wordt de vrijwilliger voor de kinderopvangorganisatie fors duurder.

Fiscale consequenties

Als u de vrijwilligersregeling onrechtmatig toepast of u betaalt meer dan de forfaitaire bedragen/marktconforme beloning, dan loopt u het risico dat de Belastingdienst vindt dat de vrijwilligers in privaatrechtelijke dienstbetrekking tot u staan. En dan bent u loonheffingen en premies werknemersverzekeringen verschuldigd over de betalingen aan de vrijwilligers. Vrijwilligers ontvangen veelal nettobedragen, waardoor de kans bestaat dat de Belastingdienst stelt dat de netto uitbetaalde bedragen gebruteerd moeten worden. Als u daarbij ook niet heeft voldaan aan alle administratieve verplichtingen, zoals de identificatieplicht en het invullen van een loonbelastingverklaring, zal de Belastingdienst overgaan tot het opleggen van een naheffing op basis van het anoniementarief (52%). De premieheffing werknemersverzekeringen vindt nu ook plaats zonder toepassing van franchises en tegen het maximumdagloon, zonder rekening te houden met het werkelijk uitbetaalde bedrag. Hiermee stijgen de kosten dan van maximaal € 4,50 per uur naar € 11,24 exclusief pensioenpremies en cao-verplichtingen. U kunt dit maximale naheffingsrisico beperken door van iedere vrijwilliger een kopie van een geldig identiteitsbewijs en zijn naam, adres en woonplaats te administreren, alsmede wat per persoon netto wordt uitbetaald.

Vennootschapsbelastingplicht

Zelfs als blijkt dat uw vrijwilliger niet in dienstbetrekking/fictieve dienstbetrekking bij u is, dan bent u er nog niet. Want u loopt vast op de voorwaarde dat de vrijwilliger zijn/haar werkzaamheden verricht voor een organisatie die geen aangifte vennootschapsbelasting hoeft te doen (of voor een sportorganisatie). En uw kinderopvangorganisatie is een vennootschapsbelastingplichtig lichaam, waardoor u geen gebruik van de vrijwilligersregeling kunt maken. Wilt u toch gebruikmaken van vrijwilligers, dan moet u een andere oplossing zoeken. Heeft u daarvoor behoefte aan meer informatie of advies, neem dan vrijblijvend contact op met de MTH Kennisgroep Kinderopvang.

Dennis Schoemaker en Gerard Gelling maken deel uit van de MTH Kennisgroep Kinderopvang (mth.nl/nl/kinderopvang).