Tica Peeman is eigenaar van en teamcoach bij VIStrainingen. Ze geeft vooral trainingen over groepsdynamica en coacht allerlei teams. Hoe kun je er als manager voor zorgen dat het team op een fijne manier blijft samenwerken? ‘Door goede regels met elkaar op te stellen,’ aldus Peeman. ‘Gedoe ontstaat vaak doordat er in veel teams te weinig concrete afspraken worden gemaakt over de omgang met elkaar.’

Wat is gedoe?

Volgens Peeman zijn er verschillende soorten ‘gedoe’. ‘Als je in een team samenwerkt, ontstaan er soms conflicten en discussies. Dat hoort bij de natuurlijke ontwikkeling van het team en daar hoef je je niet al te druk over te maken. Dat noem ik: normaal gedoe.’
Waar moet je volgens Peeman wél iets mee? ‘Gedoe dat bijvoorbeeld al heel lang speelt. Het kan zijn dat kleine irritaties onderhuids al lange tijd aan het rotten zijn. Op een gegeven moment komt dat op een vervelende manier naar boven. Misschien wordt er veel geroddeld of zijn er openlijke conflicten op de werkvloer.’

Hoe herken je teamgedoe?

Wat doe je als je merkt dat collega’s niet goed met elkaar omgaan en conflicten hebben? Kortom: als je voelt dat er iets speelt? ‘Het helpt natuurlijk als je hier meer kennis over hebt,’ aldus Peeman. ‘In mijn werk zie ik vaak dat leidinggevenden hier relatief weinig vanaf weten en niet goed weten wat ze moeten doen. We leren te weinig over hoe een team zich ontwikkelt. Soms hoort gedoe bij de ontwikkeling van een team, maar dat moet je als leidinggevende wel kunnen herkennen.’
Wat voor soort gedoe kan ontstaan onder pedagogisch medewerkers? ‘Ik zie vaak dat dit hele verzorgende types zijn,’ zegt Peeman. ‘Mensen die gericht zijn op de ander en willen dat het goed met hem of haar gaat. Dit betekent dat ze vaak minder goed voor zichzelf zorgen. In dergelijke teams zie je dat mensen het lastig vinden om hulp te vragen. Er kan onrust ontstaan en de ontwikkeling binnen het team kan stagneren.’

‘Het is hier onveilig’

Vervolgens is het volgens Peeman belangrijk om inzicht te krijgen in de situatie. ‘Wat is dit voor gedoe en waar gaat het concreet over? Sinds het hele gebeuren bij The Voice horen we steeds vaker dat mensen op de werkvloer zeggen: ‘’Het is hier onveilig.’’ Wanneer wij dan worden ingeschakeld om het probleem op te lossen, blijkt het soms te gaan om iemand die is aangesproken op zijn gedrag en dat niet leuk vond. Dat is natuurlijk iets heel anders dan daadwerkelijke onveiligheid. Daarom is het belangrijk om door te vragen en te graven tot je bij de kern van het probleem komt.’

Praat vervolgens met het hele team. Breng in kaart wat de oorzaak is en kijk welke hulp er nodig is. ‘Teams die goed functioneren, hebben heldere afspraken,’ zegt Peeman. ‘Hoe werken we met elkaar samen? Dat klinkt misschien wat schools, maar om een hecht team te vormen, moet je altijd teruggaan naar de basis. Kijk naar jullie gemeenschappelijke doel. Hoe helderder je dit kunt formuleren, hoe makkelijker de samenwerking zal verlopen.’

Maak duidelijke afspraken

Waar gaat het meestal mis volgens Peeman? ‘In het overgrote merendeel van de gevallen zien we dat samenwerking stagneert door onduidelijke afspraken. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de meeste conflicten op de werkvloer ontstaan door een gebrek aan heldere kaders. Dit zorgt voor verwarring. Daar is dus veel winst te behalen. Ga terug naar het begin en stel samen regels op over hoe je met elkaar omgaat, welke doelen jullie willen halen en hoe de rollen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld.’

Peeman vertelt welke soort afspraken je binnen het team kunt maken. ‘Bijvoorbeeld de afspraak: “Hier spreken we elkaar rechtstreeks aan.” Voeg hier een verjaringstermijn aan toe dat je elkaar binnen twee à drie werkdagen aanspreekt. Anders kun je niet goed meer aangeven waar het precies over gaat.’
Een andere afspraak heeft te maken met weerstand. ‘Als in een team vaak voorstellen worden tegengehouden, dan kun je de afspraak ‘’block means work’’ toevoegen. Dat betekent als je tegen bent, je met een alternatief voorstel moet komen. Op deze manier stimuleer je collega’s om zelf met oplossingen te komen in plaats van alleen het negatieve te benadrukken.’
Een ander nuttig kader is jezelf ‘’ondertitelen’’. Dit betekent dat je zegt wat je doet en wat je intenties zijn. Peeman geeft een voorbeeld: ‘’Ik reageer nu een beetje scherp, maar het is niet mijn bedoeling om je aan te vallen. Ik ben gewoon emotioneel en wil graag tot een oplossing komen.’’
Dit helpt, en vaak gaat de ander zichzelf dan automatisch ook ondertitelen. Bijvoorbeeld: “Ik schrik hiervan, vandaar dat ik nu niet zoveel zeg.” Deze afspraken helpen teamleden om zich meer uit te spreken en voorkomen dat irritaties zich opstapelen.’

Ken elkaars achtergrond

Een team met veel diversiteit functioneert volgens Peeman beter dan een groep waarin iedereen hetzelfde is. ‘Toch kan er in het begin juist vanwege deze verschillen veel gedoe ontstaan. Begrijpelijk, bijvoorbeeld als de een graag gestructureerd werkt terwijl de ander juist chaotisch is. Toch kunnen deze uitersten elkaar versterken en zorgen voor een betere balans.’
Om meer begrip, compassie en verbinding tussen mensen te creëren, is het volgens Peeman belangrijk om elkaars achtergrond te leren kennen. ‘Mensen kiezen soms voor een zorgend beroep omdat ze zelf geen fijne jeugd hebben gehad. Ze willen het anders doen dan ze is voorgeleefd. Toch speelt de plek die je in het gezin innam een belangrijke rol. Die neem je namelijk van nature ook in binnen een team.’
Volgens Peeman is het waardevol als teamleden dit van elkaar weten. ‘Je hoeft natuurlijk niet allerlei vervelende ervaringen over vroeger met je collega’s te delen, maar je kunt wel vertellen wat je positie was. Wat waren de normen en waarden binnen het gezin? Dit kan voor anderen een echte eyeopener zijn. Collega’s gaan elkaar zo beter begrijpen, waardoor de samenwerking en onderlinge steun alleen maar sterker worden.’