Gezamenlijke inkoop: massa is kassa

Steeds meer organisaties wisselen inkoopkennis uit, of besluiten hun inkoop te bundelen. Of het nu gaat om afvalverwerking, software of toiletpapier: een tiental procenten voordeel kan op de totale begroting veel schelen. Toch staan we nog maar aan het begin. ‘Vooral de kleinere organisaties laten kansen liggen.’

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Gezamenlijke inkoop: massa is kassa

De inkoop is niet altijd een onderwerp geweest dat zich in grote aandacht mocht verheugen. ‘Cijfermatige, economische zaken staan nu eenmaal ver af van de corebusiness’, aldus Johan Vriesema, directeur van Stichting Kinderopvang Leiderdorp, en bestuurslid van bdKO. In grote organisaties houdt de directie zich niet met de inkoop bezig, want daar is de manager bedrijfsvoering of de financieel manager voor aangesteld. ‘En in kleine organisaties doet de directeur de inkoop weliswaar zelf, maar heeft hij of zij er niet altijd affiniteit mee.’

Een maximaal efficiënte inkoop begint bij bewustwording: de wil om alles onder de loep te nemen. Die wil groeit in tijden als deze, waarin bezuinigd moet worden. Want hoewel huisvesting en personeel het leeuwendeel van de kosten beslaan, is de inkoop een kostenpost waarop goed valt te bezuinigen zonder op kwaliteit in te leveren.

Inkooporganisatie

Een van de mogelijke verbeteringen is krachtenbundeling. Door samen te werken met andere organisaties kan de eigen onderhandelingspositie ten opzichte van de leveranciers worden verbeterd. Om die reden richtte in 2004 een aantal kinderopvangdirecteuren de landelijke inkoopcombinatie Cooko op. De Kober Groep en Korein Groep zijn twee van de inmiddels tien deelnemende organisaties. ‘Het gaat ons niet alleen om inkoopvoordelen’, zegt Debbie van Antwerpen, facilitair manager bij de Kober Groep in Breda. ‘Cooko is ook een kennisnetwerk. Vaak is de facilitair manager een eenpitter, dus dan is het fijn om te kunnen overleggen.’ De inkoopcombinatie koopt bijvoorbeeld spel/speelmateriaal in, afvalverwerking, blusmiddelen en diensten van uitzendbureaus. Jaarlijks worden er speerpunten benoemd. ‘Er komt nieuwe regelgeving aan over bedden en boxen, dus dat wordt volgend jaar een item’, voorspelt Van Antwerpen. Cooko sluit contracten af en de leden verzorgen hun eigen facturatie. De onderhandelaars maken naast kortings- ook bonusafspraken, waarbij de bonus groter is naarmate er meer wordt afgenomen. Ook voor de leveranciers is de samenwerking prettig: zo hoeven ze niet met tien verschillende mensen om de tafel te zitten. Volgens Van Antwerpen lenen alle producten en diensten zich voor centrale inkoop door Cooko, zolang ze maar landelijke dekking hebben. Onderhandelen voor Cooko is leuk, vindt de facilitair manager. ‘Je merkt dat je wat te bieden hebt, zodat je op je strepen kunt gaan staan.’ Dat is zeker het geval bij bedrijven voor wie de markt klein is, zoals leveranciers van meubels en spel/speelmateriaal. Tegenover de grote leveranciers, bijvoorbeeld die van kantoorartikelen, gaat het erom inkoopkracht te bieden. Daarnaast houden de inkopers van Cooko tijdens de jaarlijkse leveranciersbeoordeling de bestaande contracten tegen het licht. Daardoor wist de facilitair manager onlangs een mooie deal te sluiten met de bestaande afvalverwerker. Na vergelijking met andere aanbieders kwam die ineens met nieuwe, gunstige voorwaarden. ‘Zij wilden ons niet kwijt; een besparing met weinig inspanning.’

ICT en huisvesting

Een van de andere samenwerkingspartners binnen Cooko is de Korein Groep uit Eindhoven. Ook deze kinderopvangorganisatie is druk bezig met allerlei vormen van samenwerking. Ze heeft begin dit jaar Korein Shared Services opgericht, dat onder andere facilitaire diensten aanbiedt aan andere kinderopvangondernemers en partners in het basisonderwijs. Daaronder valt ook de inkoop. ‘Eén van de voordelen van gezamenlijke inkoop is dat je voordeel kan oplopen van vijf tot vijftien procent’, zegt Harrie Oosterlee, manager van Korein Shared Services. ‘Massa is kassa.’ Zijn bedrijf maakt vooral gebruik van Cooko voor de inkoop van fysieke producten. Onlangs is besloten dat een professionele inkoper het huidige inkoopbeleid van Korein onder de loep gaat nemen. ‘We hebben geconstateerd dat we daar nog voordeel kunnen behalen’, zegt Oosterlee. ‘Als je kijkt naar de verhouding tussen volume en het aantal crediteuren, zie je dat die scheef is. Dan betaal je per definitie te veel.’ Facturen kosten geld. Zo wordt binnenkort het mes gezet in het grote aantal schoonmaakbedrijven. Niet alles hoeft overigens centraal: boodschappen doen om de hoek met kinderen is leuk, maar dan is het zaak om goede afspraken te maken over wat wel en niet lokaal gekocht wordt.

Intussen heeft Korein Shared Services het plan om met eigen inkoopvoorwaarden te werken. ‘Je merkt het wanneer grote leveranciers een stap extra voor je willen zetten. Dan is het logisch dat je betere afspraken kunt maken als je nóg meer afneemt. Als mensen ons willen leveren prima, maar op onze voorwaarden.’ Daarbij gaat het niet alleen om geld, benadrukt hij, maar ook over een geolied inkoopproces en de leveranciersvoorwaarden. Oosterlee raadt aan, om waar nodig bestaande contracten open te breken. ‘We zijn kritisch. Langlopende huurcontracten bijvoorbeeld passen niet meer bij de behoefte, met de teruggang in de kinderopvang. Daarover kun je het gesprek aangaan.’

Het is de moeite waard om de inkoop zo breed mogelijk op te vatten, vindt Oosterlee. ‘Neem human resources en juridische ondersteuning. Je kunt ook gezamenlijk een raamcontract afsluiten.’ Vier partnerorganisaties binnen KINDwijzer hebben met Korein Shared Services een overeenkomst afgesloten voor de levering en het onderhoud van een ICT-omgeving. Ook andere organisaties kunnen zich aansluiten. Daarmee lopen ze voorop, denkt Oosterlee. Hij ziet meer mogelijkheden. ‘Je kunt ook samen met scholen flexibele arbeidskrachten “inkopen” binnen een mobiliteitscentrum.’

Aarzeling

De bdKO organiseert dit jaar een ‘hotspot’ over het thema strategische inkoop, ondersteund door inkoopadviesbureau Captise. De bijeenkomsten moeten directeuren stimuleren om hun inkoopbeleid te gebruiken voor hun bedrijfsstrategie. ‘Samenwerking kan daar een onderdeel van zijn’, zegt Johan Vriesema, die de hotspot leidt. Bij inkoopbeleid gaat het niet alleen om het behalen van voordeeltjes, maar het geeft ook inzicht in het reilen en zeilen van een bedrijf. ‘Het gaat erom: hoe organiseer ik de inkoop, met hoeveel leveranciers wil ik werken, wat voor druk legt dat op de administratie? Laat ik geen kansen liggen?’ Daarbij is het cruciaal dat de manager bedrijfsvoering goed kan functioneren, zegt Vriesema: ‘Je moet hem de vrijheid geven om breed te onderhandelen, creatief te zijn.’

Oosterlee verwacht dat er meer aandacht zal komen voor inkoopbeleid en samenwerking, nu het economisch minder gaat. Maar nog steeds gaan in kinderopvangorganisaties veel zaken zo omdat ze altijd zo gaan, merkt hij. Ook BdKO-bestuurslid Vriesema ziet veel voorzichtigheid om zich heen. ‘Kinderopvangorganisaties leggen niet graag cijfers op tafel. Maar in het kielzog van de professionalisering van de sector zal het er uiteindelijk vanzelf wel van komen.’ Juist voor kleine organisaties is bundelen van inkoop aantrekkelijk, meent Van Antwerpen. Helaas tonen zij zich vaak wat sceptisch of bang. Angst voor de concurrentie is niet nodig, benadrukt ze. Cooko opereert landelijk en inkopers zien niet wat andere organisaties inkopen. ‘Dat er nog weinig wordt samengewerkt in de markt, is een gemiste kans. Er is nog heel veel te halen.’

Foto: Nationale Beeldbank

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.