Personeelsuitgaven zijn met ongeveer 70 procent de grootste kostenpost voor kinderopvangondernemers. En niet onterecht, want pm’ers bepalen voor een groot deel de kwaliteit op de groep. Maar de tijden van iedere dag volle groepen, met elf uur lang de volle personeelsbezetting, zijn voor veel organisaties voorbij. Ouders nemen flexibele uren af en dat betekent ook een flexibele inzet van personeel.

Onwetendheid

Ondanks de toename van flexibiliteit, kunnen managers nog veel meer sturen op de inzet van personeel, vinden Jos Baggen en Jaap Tulp van adviesbureau Helder en Van Pas. Zij begeleiden kinderopvangmanagers bij het nemen van maatregelen om te kunnen besparen op personeelskosten. Wat hen opvalt is dat veel managers niet weten op welke informatie ze moeten sturen en wat er mogelijk is. Stuur je op euro’s, op uren op piekdagen of op een gemiddelde bezetting? En wat schrijft de wet eigenlijk voor over de inzet van personeel?

Bespreekbaar maken

Er is volgens Baggen en Tulp niks mis met het bespreekbaar maken van sturen op personeelskosten met pm’ers. ‘We hoeven managers in de kinderopvang niet te vertellen hoeveel er nu van pm’ers wordt gevraagd en hoe groot hun flexibiliteit is. Maar het is wel goed dat u en uw werknemers ervan bewust zijn waarom u kiest voor flexibiliteit en waarom u hier, op sommige momenten van de dag, scherper op aanstuurt dan op andere momenten.’

Personeelsuren

De eerste vraag die u moet stellen is: Hoeveel kinduren verkocht ik over een bepaalde periode en hoeveel personeelsuren zette ik in? Baggen: ‘Als manager moet u weten wat uw werknemers op jaarbasis kosten. Zeg: 39.000 euro voor een fulltime werkende pedagogisch medewerker. Zij draait effectief 1486 uren per jaar (80 procent van het totaal aantal uren). De kosten per uur inzet voor deze medewerker zijn € 26,25. Zet u dat af tegen € 6,50 opbrengst per opgevangen kind per uur, dan weet u hoeveel kinderen deze pm’er op moet vangen om quitte te kunnen draaien of iets over te houden. En deze rekensom staat nog los van de andere kostenposten die u hebt, zoals overhead en huisvesting.’

De PLINKT-norm

Bij Helder en Van Pas wordt deze rekensom de ‘PLINKT-norm’ genoemd. Dus de opbrengsten van 1 uur opvang op de groep vergeleken met de kosten van een fte werknemer per jaar. Baggen en Tulp helpen managers in de kinderopvang om hun PLINKT-norm te bepalen. Wat zij zien is dat de bso bedrijfseconomisch veel voordeliger is. Tulp: ‘Natuurlijk komen de kinderen minder uren, maar daar staat een voordeligere beroepskracht-kindratio tegenover.’

Afwijken van de ratio

Iedere keer weer zijn Baggen en Tulp verbaasd over de kennis van managers over wat mag en kan. In het Convenant Kinderopvang staat de afwijkingsregel in de beroepskracht-kindratio uitgelegd. Dat houdt kortgezegd in dat er aan de randen van de dag of rond de lunch mag worden afgeweken van de beroepskracht-kindratio. Tulp: ‘We hebben 300 – 400 managers ondervraagd op dit dossier en zij scoorden gemiddeld een 4,5.’

Haal- en brengmomenten

Baggen en Tulp willen er niet voor pleiten om op die afwijkmomenten (dus voor 9.30 uur, na 16.30 uur en tussen 12.30 uur en 15.00 uur) steevast minder mensen in te zetten. Baggen: ‘Als u ervoor kiest om bij het halen en brengen juist meer mensen te hebben staan, omdat u dat een belangrijk contactmoment voor ouders vindt, is dat een goede reden om het overschot aan personeel in stand te houden. Maar we willen wel graag dat managers deze afweging bewust maken.’

Patronen

Het is raadzaam om goed te kijken naar de vaste patronen van uw organisatie. Baggen: ‘U zult merken dat patronen zo ingesleten zijn en dat er zelden uitzonderingen zijn. Maar ondernemers anticiperen hier te weinig op.’ Het bureau maakt daarom ieder kwartier een “foto” waarop te zien is hoeveel kinderen er zijn, hoeveel personeel wordt ingezet en wat de minimale bezettingseis op dat moment is. ‘Het is bijvoorbeeld ook interessant om te kijken naar het gemiddelde percentage kinderen dat niet komt opdagen. Hoe kunt u met uw personeelsbezetting nog beter op deze patronen sturen?’

Wilt u meer advies? Bekijk dan de website van Helder en Van Pas of neem contact op >>