‘Ouders kunnen ons nu al vinden via mail en telefoon, maar we merken dat ouders ook graag communiceren via WhatsApp’, vertelt Wies Hilger, communicatiemedewerker van KION. Op het speciaal daarvoor ingestelde nummer 06-23254385 kunnen ouders alle vragen die zij hebben, stellen aan een medewerker van Klantrelaties. Als zij dit in kantoortijden doen, krijgen ze binnen twee uur tijd een antwoord terug.

Informeel klantcontact

Hilgers: ‘Natuurlijk communiceer je via WhatsApp anders met ouders dan telefonisch of via de mail. Het is wat informeler en je gebruikt kortere zinnen. Daar hebben wij geen problemen mee. Het zijn uiteindelijk de ouders die bepalen welke service zij prettig vinden. Bovendien voorkom je wachttijden bij telefonisch contact.’ Bij een aanpassing van een contract, zullen ouders de bevestiging overigens wel via de mail ontvangen. ‘Dat soort informatie is namelijk te lang voor een WhatsAppje.’

Minder telefoontjes

De afdeling Klantrelaties verwacht dat het aantal telefoontjes door de nieuwe service zal afnemen. De dienst wordt dan ook met het vaste team opgevangen, met als enig verschil dat medewerkers niet alleen de mail en de telefoon in de gaten moeten houden, maar ook de mobiele telefoon.

Pilot

Hilgers hoopt dat de service een groot succes gaat worden. De eerste maand is de dienst nog een pilot. Daarna wordt gekeken of het WhatsAppen tot de standaard communicatie van KION gaat horen. Na een ochtend zijn Hilgers en haar collega’s niet ontevreden. ‘In één ochtend kwamen er al 15 WhatsAppjes van ouders binnen.

Veel kinderopvangorganisaties beginnen zo enthousiast aan een nieuwe website, dat ze sommige belangrijke dingen over het hoofd zien. Josselin Volkers van IMKK geeft een aantal tips. Lees ze hier