Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Reacties0

Hulp bij niet-betalende klanten

Marike Vroom
Marike Vroom
Marike Vroom werkt al bijna 25 jaar voor de kinderopvangbladen. Begonnen als redacteur voor het blad Kinderopvang, is ze nu hoofdredacteur van dat blad en ook van Management Kinderopvang en Kinderopvangtotaal.nl. De sector heeft voor eeuwig haar hart gewonnen.
Steeds meer ondernemers hebben te maken met te laat of niet-betalende klanten. Hoe is te voorkomen dat uitstaande bedragen steeds verder oplopen? En hoe zijn uitstaande schulden alsnog te innen? Tips en trucs van de gerechtsdeurwaarder.
Het beeld van boemannen die de boel in beslag komen nemen
Het beeld van boemannen die de boel in beslag komen nemen

Menigeen koestert bij gerechtsdeurwaarders het beeld van boemannen die de boel in beslag komen nemen. Ten onrechte, zegt gerechtsdeurwaarder Maarten Verheij. Voor zichzelf en zijn collega’s ziet hij een belangrijke maatschappelijke taak weggelegd. ‘Iemand die de kinderopvang niet kan betalen, kan vaak ook niet de huur betalen. Dan is er meer aan de hand. Eigenlijk moet je bij de mensen langs. De tijd dat alleen een briefje volstaat, is voorbij.’

Zijn bedrijf De Best & Partners in Hoofddorp doet niet alleen de juridische kant van debiteurenbeheer, maar ook incassozaken. Klanten worden geholpen bij het uitvoeren van een preventief beleid en waar mogelijk het treffen van betalingsregelingen. De juridische fase komt daardoor vaak niet eens aan de orde. Begonnen als incassomedewerker, werd Verheij enkele jaren later partner om kort daarna het bedrijf over te nemen. De laatste jaren heeft hij het beroep van gerechtsdeurwaarder zien veranderen. ‘Door de marktwerking zijn de grotere bureaus steeds vaker landelijk gaan opereren. Ook wij werken steeds meer in het hele land. Helaas wordt vanwege de oplopende kosten door sommige collega’s vaker beslag gelegd dan nodig is. Mensen krijgen steeds minder de kans om naar een oplossing te zoeken.’

Steeds benauwder

Onder haar klanten heeft De Best & Partners verschillende kinderopvangorganisaties. Verheij ziet dat de sector het de laatste jaren steeds benauwder krijgt vanwege onbetaalde rekeningen. Het fenomeen van betalingsschulden is relatief nieuw; lange tijd ging het de meeste kinderopvangorganisaties voor de wind. Daarnaast ontbreekt het vaak aan kennis van debiteurenbeheer. ‘Het is nog nét geen ondergeschoven kindje. Dat is ook niet zo gek, want de corebusiness is kinderopvang. Debiteurenbeheer staat er nu eenmaal ver vanaf.’

Daarbij komt bij dat organisaties die de afgelopen jaren een forse vraaguitval hebben gehad, niet snel hun klanten de deur zullen wijzen. Vaak blijven ze hopen tegen beter weten in. En het stuit managers tegen de borst om, als puntje bij paaltje komt, kinderen te weigeren.

Snel oplopen

Het tempo waarin de debiteur wordt nagejaagd, loopt per organisatie sterk uiteen. ‘Onze grootste kinderopvangklant stuurt pas na één maand achterstand een aanmaning, in plaats van direct na de vervaldatum’, zegt Verheij. ‘Dat betekent dat je minimaal vier maanden kwijt bent. De vorderingetjes lopen dan al gauw op tot tien à twaalfduizend euro per jaar. Sommigen sturen maar liefst drie of vier aanmaningen. Ook dan ben je al snel drie maanden verder.’ Een andere klant, een grote kinderopvangorganisatie, heeft maar liefst driehonderd dossiers lopen. ‘Dat kost hen tonnen.’

Als de factuur ook na diverse aanmaningen niet betaald wordt, is het tijd voor een incassobureau. Die eerste fase, het zogeheten minnelijk traject, bestaat uit bellen, aanmanen en betaalafspraken maken. Daarbij biedt het inschakelen van een specialist voordelen. Verheij: ‘Wij weten hoe je aan de telefoon de juiste dialoog voert zodat je dingen gedaan krijgt. Wij kennen het hele smoezenboek. Uiteindelijk is het binnenhalen van geld topsport.’ Dat is anders voor een debiteurenafdeling van een kinderopvangorganisatie, die zich tussen de bedrijven door zuchtend en steunend aan de hoofdpijndossiers zet. Geconfronteerd met glasharde weigeringen om facturen te betalen, reageren zij vaak vooral verbijsterd. Sommige organisaties nemen, omdat ze geen zin hebben om er teveel energie in te investeren, hun verlies. ‘Zij accepteren dat 1 procent van de facturen niet wordt betaald.’ Zonde, rekent Verheij voor. Op een omzet van 25 miljoen euro is dat 2,5 ton. Daarvan zou een gerechtsdeurwaarder annex incassobureau als het zijne 1,5 ton tot 2 ton kunnen terughalen.

Hard als het moet

Verheij’s credo: zacht als het kan, hard als het moet. ‘Wij voelen een maatschappelijke verantwoordelijkheid, zeker in de kinderopvang. De deurwaarder komt pas aan het einde van de rit om de hoek. Daaraan gaat een heel proces vooraf, waarbij we de betaalrisico’s voor de klant zoveel mogelijk beperken.’ Je moet onderscheid maken tussen mensen die niet kunnen en niet willen betalen, vindt de gerechtsdeurwaarder. Dat onderscheid wordt steeds belangrijker. Neem de ‘shoppers’, mensen die elke zes maanden van kinderopvangorganisatie wisselen zonder te betalen en de kinderopvangtoeslag moedwillig in eigen zak steken. Zij zijn niet van een afstandje te herkennen en ook is het onduidelijk om hoeveel mensen het hierbij gaat. Het enige wat er aan deze probleemgroep gedaan kan worden, zegt Verheij, is preventie: een actiever debiteurenbeheer. ‘Je moet er vanaf het eerste moment bovenop zitten, zodat het verlies minimaal blijft.’

Kinderopvangtoeslag

In het snelste scenario kost het zogeheten minnelijke traject – van eerste herinnering tot de brief voor gerechtelijke incasso – 55 dagen. Als er dan nog steeds niet betaald is, volgt de overdracht naar de deurwaarder. Maar zo ver komt het in 80 procent van de gevallen niet, aldus Verheij. ‘Die WIK-brief geeft een laatste kans om zonder extra incassokosten de factuur te betalen. Dat doen de meesten dan ook. Daaronder zitten veel mensen die het gewoon zijn vergeten.’ In de volgende fase verhuist het dossier naar de juridische afdeling en wordt de debiteur voor de rechtbank gedaagd. Als de rechter de vordering toewijst, neemt Verheij weer contact op met de debiteur, om te kijken of er alsnog betaald kan worden. Wanneer dat niet gebeurt, volgt beslaglegging op bijvoorbeeld loon, banktegoed of hypothecaire belastingaftrek.

Sinds kort mag er geen beslag meer worden gelegd op de meest logische inkomstenbron, de kinderopvangtoeslag. Een deurwaarder mag niet meer voor een oude schuld beslag leggen op de kinderopvangtoeslag die mensen op dat moment krijgen. Zorgwekkend, vindt Verheij. Voorheen was dat een mooie oplossing om het achterstallige geld snel door te sluizen naar zijn klant. Wat hem betreft zou de kinderopvangorganisatie voortaan rechtstreeks de kinderopvangtoeslag moeten krijgen. Gelukkig wordt hij op zijn wenken bediend nu Asscher heeft laten weten dat hij werkt aan een nieuwe systematiek waarbij de kinderopvangtoeslag direct aan de kinderopvangondernemers wordt uitbetaald.

De Best & Partners pleit er ook voor om registratie van beslaglegging in het Centraal Beslag Register verplicht te stellen. Op die manier is snel te zien of zich al andere schuldeisers gemeld hebben en, zo ja, of het wel zin heeft om achteraan de rij aan te sluiten, met alle vertraging en kosten vandien. Soms, weet Verheij, is er domweg niks meer te halen.

De regels en de kosten

Een schuldeiser moet minimaal één betalingsherinnering sturen en de debiteur 14 dagen de tijd geven voor de betaling. Pas dan mogen incassokosten in rekening worden gebracht. Die moeten op de aanmaning worden vermeld. De maxima liggen percentueel vast en variëren van 15 % (tot een factuurbedrag van € 2500,-) tot een maximum van € 6775,- bij een factuurbedrag boven de € 200.000. Voor de ambtshandelingen van de deurwaarder zijn vaste tarieven vastgesteld.
In principe hoeft incasso de klant niks te kosten, omdat de geïnde incassokosten voor het incassobureau/de deurwaarder zijn. De hoofdsom is in zijn geheel voor de schuldeiser. Alleen als het niet lukt om die te innen, zijn er tariefafspraken mogelijk. Ook voor de gerechtelijke procedure geldt: in eerste instantie betaalt de schuldenaar daarvoor de kosten, tenzij er niets meer te halen valt. Dan zijn ze voor de klant.

‘We doen het samen’

Alice Haverman, manager bedrijfsbureau bij Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer (40 locaties): ‘Over ons vorige incassobureau waren we ontevreden. We hadden veel openstaande posten waar soms jaren niets mee was gedaan; al met al grote bedragen. Daarnaast was de communicatie niet goed. Nu we zijn overgestapt naar De Best & Partners, zien we het aantal dubieuze debiteuren zienderogen teruglopen – van ongeveer 5% zitten we nu op 2%. Dat komt omdat zij snel reageren en proactief zijn. Onze medewerker debiteurenbeheer en het incassobureau zijn er samen voor gaan zitten om de procedure strak in te regelen. Het is echt een samenwerkingsverband. Logisch, want uiteindelijk zijn het onze klanten; we willen geen dossiers over de schutting gooien. Tegelijkertijd worden we wel ontlast. Na de eerste aanmaning bellen wij de mensen zelf. Daarbij waarschuwen we dat als ze niet betalen, de vordering naar de incasso gaat. Vervolgens besluiten we samen met De Best & Partners of het zin heeft om gerechtelijk te gaan. Daarbij gaan we altijd af op hun advies; heeft het zin om die hoge kosten te riskeren? Fijn dat we die beslissing niet meer alleen hoeven te nemen.
Waar we bij het andere incassobureau met pijn en moeite een excel-sheetje kregen, kunnen we de dossiers die we naar De Best hebben doorgeschoven, gewoon online inzien. En, ook belangrijk, we hebben veel onderling contact. Ze kennen de branche en beseffen hoe belangrijk het is dat facturen snel betaald worden. Eerlijkheid en integriteit wegen voor ons zwaar. Vaak zie je dezelfde naam steeds opnieuw terugkomen. Als iemand altijd keurig betaald heeft en ineens wordt een automatische overschrijving geweigerd, dan hoeft daar niet meteen een incassobrief achteraan. Soms zijn er schrijnende gevallen, en je wilt liever niet de kinderen de dupe laten zijn. Dat zijn de hoofdpijndossiers. Maar op een gegeven moment houdt het op; wij zijn gewoon een bedrijf met betalende klanten.’

Foto: Nationale Beeldbank

Auteur: Annette Wiesman

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.