Hoe zijn betalingsmaatregelen te voorkomen?

Financiën en kinderopvang: het voelt alsof het twee verschillende werelden zijn. Maar zonder een gezonde financiële bedrijfsvoering gaat het, ook in de kinderopvang, mis. Het belang van het kind en de ouders staat voorop, maar uiteindelijk moet er wel betaald worden. Vroegtijdige signalering is cruciaal. Door op tijd financiële gedragingen en problemen te herkennen, kan de juiste aanpak worden gekozen.

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Hoe zijn betalingsmaatregelen te voorkomen?

In het artikel ‘Grote alertheid op wanbetalers’ (Management Kinderopvang, december 2012) gaven verschillende partijen aan dat kinderopvangorganisaties het inschakelen van een incassopartner uitstellen, omdat zij vrezen dat die aanpak de relatie schaadt. Dat is tegen het zere been van creditmanagementorganisatie GGN. Richard van Reijmersdal, commercieel directeur bij GGN: ‘We begrijpen wel dat die angst er is, maar ook wij geloven alleen in een passende aanpak met oog voor de opgebouwde relatie. Het heeft weinig zin om klakkeloos aanmaningen te sturen naar ouders. Het incassotraject moet worden afgestemd op de persoon achter het betaalgedrag. Het is belangrijk om een goed beeld te hebben van iemands financiële situatie en daarbij een geschikte aanpak te kiezen.’

De klantparadox

We zien een aantal ontwikkelingen in de kinderopvang. De kranten koppen met een terugloop van het aantal ouders dat de kinderen naar de opvang brengt en ook de toename van het aantal faillissementen haalde onlangs het nieuws. Het lijkt erop, dat kinderopvangorganisaties in principe iedereen aannemen, tenzij iemand in de Wet schuldsanering zit en de bewindvoerder géén toestemming geeft. Dit moet een ouder of de bewindvoerder dan wel zelf aangeven bij een kinderopvangorganisatie. De kinderopvangorganisaties zetten massaal in op de werving van klanten om niet in de problemen te komen. Een logische en broodnodige vercommercialiseringsslag, maar het mag niet ten koste gaan van de kwaliteit van het klantenbestand. Er zitten haken en ogen aan het blindelings accepteren van klanten.

Maar hoe doorbreek je die paradox? Van Reijmersdal: ‘Het is zaak om te investeren in het traject voorafgaand aan de overeenkomst. Een klant accepteren aan de hand van een ingevuld formulier volstaat niet. Dat zal in de praktijk ook niet vaak het geval zijn; de meeste kinderopvangorganisaties hebben hun aannameproces zo ingericht dat er een kennismakingsgesprek plaatsvindt, voordat zij een overeenkomst sluiten. Maar uit zo’n gesprek is vaak wel veel meer te halen.’

Preventiemaatregelen

GGN heeft recent een kredietwaardigheidscheck geïntroduceerd, speciaal ontwikkeld voor de kinderopvangsector. Deze check heeft een preventief karakter, namelijk het helpen voorkomen van betalingsproblemen bij ouders. Een kinderopvangorganisatie krijgt inzicht in de betaalwaardigheid en -moraliteit van een ouder. Dit geeft de organisatie de mogelijkheid om in een vroeg stadium met de ouders in gesprek te gaan, om alle mogelijkheden en oplossingen te bespreken met als doel een kind toch te kunnen plaatsen.

Binnen de kinderopvang is het debiteurenbeleid vaak opgenomen in de algemene en specifieke voorwaarden behorende bij het contract dat ouders vooraf moeten ondertekenen. Hierin staat vermeld hoe het beleid inzake betalingstermijnen en betalingswijze eruitziet, vaak toegespitst op de individuele ouder. Door de inzet van deze kredietwaardigheidscheck kan een kinderopvangorganisatie flexibel, maar op een verantwoorde wijze, omgaan met dit beleid. Het belang van ouders en kinderen blijft vooropstaan. Ouders krijgen op deze manier voldoende mogelijkheden om aan hun verplichtingen te voldoen, zonder dat daarbij (te) snel ‘gedreigd’ wordt met incassobureaus en deurwaarders.

Vroegtijdig

Als ondanks een gedegen screening toch betaalproblemen ontstaan bij ouders, is het van groot belang om vroegtijdig te signaleren dat er zich problemen voordoen. Van Reijmersdal: ‘De gouden regel is, dat het nooit te vroeg is om aan de bel te trekken. Dat lijkt soms betuttelend, maar het gaat niet om flauwe bedragen die ouders moeten betalen. En zodra de bedragen zich op gaan stapelen, beginnen de echte problemen. Daar is niemand bij gebaat. Een persoonlijke herinnering is erg veel waard. En dat is meestal al voldoende.’ Mocht een herinnering toch niet het gewenste resultaat opleveren, dan kan het zogeheten minnelijke traject ingezet worden. Aan het minnelijke traject komt nog geen rechter te pas, maar er worden wel extra kosten in rekening gebracht, de buitengerechtelijke incassokosten. ‘Minnelijke incasso bevat vaste componenten, maar een opdrachtgever kan wel aan de hand van ons advies in grote mate zelf bepalen hoe de exacte samenstelling eruit moet zien. Aan de hand van het klantprofiel adviseren we opdrachtgevers hoe we het beste te werk kunnen gaan. We zien dat bij bepaalde groepen een telefoontje genoeg kan zijn, terwijl anderen zwart op wit, op papier, moeten zien staan wat de consequenties zijn van niet betalen. De wensen van onze opdrachtgevers wegen zeker mee. De ene organisatie zal een harde aanpak wenselijk vinden, terwijl de andere de niet betalende klant op een wat “zachtere” manier wil benaderen. We kunnen verschillende middelen inzetten: we versturen brieven, we bellen, sms’en en e-mailen.’

WIK: Wet incassokosten

Sinds 1 juli 2012 gelden er nieuwe regels voor het uit handen geven van een vordering. Dat wil zeggen, voor de buitengerechtelijke incassokosten die de vordering met zich meebrengt. Deze Wet incassokosten (WIK) heeft gevolgen voor de wijze waarop opdrachtgevers, in dit geval kinderopvangorganisaties, klanten/ouders moet aanmanen en voor de buitengerechtelijke incassokosten die zij mogen (laten) berekenen.
Samengevat heeft de wet de volgende consequenties voor uw debiteurenbeheer:
– U moet uw klant 14 dagen voordat u overgaat tot het in rekening brengen van incassokosten aanmanen.
– In uw aanmaning moet u aangeven hoe hoog de incassokosten zullen zijn voor de klant en wat aanvullende consequenties zijn van niet betalen.
– In de wet is een incassostaffel beschreven met het maximum aan buitengerechtelijke incassokosten. U of het incassobureau dient zich aan die staffel te houden.
Voor meer informatie en een handige rekentool zie: www.ggn.nl/wetincassokosten.

Foto ANP / Lex van Lieshout

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.