Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Reacties0

Flexibel factureren per kwartier

Avatar
Carla Overduin
Uurtje-factuurtje? De eigentijdse kinderopvang gaat nog een flinke stap verder. Er komen steeds meer flexibele vormen van kinderopvang en daarbij passende automatisering. Sommige kinderopvangorganisaties bieden ouders de mogelijkheid om per kwartier opvang af te nemen. De automatiseerder draait er zijn hand niet voor om. ‘We kunnen indien nodig per minuut factureren.’
Flexibel factureren per kwartier

Het kindercentrum van vandaag wil flexibele kinderopvang bieden. Maar wat is dat? Een organisatie moet daar goed over nadenken, vindt directeur Hanneke Rens van TecSoft. Deze automatiseerder biedt met zijn Nanny-softwarepakketten onder andere de mogelijkheid om flexibel te plannen en te factureren. ‘Je kunt allerlei lagen onderscheiden: openingstijden, gereserveerde tijd en aanwezige tijd, maar ook: flexibiliteit in locaties, avonduren, weekenden, vakanties. Een kindercentrum kan van zeven tot zeven open zijn, maar een ouder kan afwijkende tijden reserveren, en je zou ook op de minuut nauwkeurig kunnen factureren voor de werkelijke tijd dat het kind aanwezig is. Of het mogelijk maken dat ouders twee weken van tevoren nog de definitieve opvangwens doorgeven. Keuzes die je maakt als kindercentrum. Daarbij heb je als ondernemer ook de afweging: tot welke grens is flexibiliteit verantwoord en kun je nog kwaliteit garanderen?’

TecSoft heeft een jaar geleden inspiratiemiddagen voor kindercentra over dit onderwerp gehouden. ‘De uitkomst: transparantie is belangrijk. Als je ouders uitlegt wat flexibiliteit betekent, wat precies de gevolgen zijn, blijkt in de praktijk dat tachtig procent toch kiest voor vaste dagdelen, met vaste gezichten op vaste locaties.’ Daarbij wil de ene ouder wel meer flexibiliteit dan de andere. Automatisering kan dat verfijnd binnen één systeem mogelijk maken, aldus Rens.

Per minuut

Per minuut factureren. Is dat praktisch haalbaar? Automatiseerder NioKids heeft het uitgeprobeerd. ‘We hebben dit met Klokje Rond in Veldhoven getest’, vertelt directeur Peter-Jan Donders. ‘Maar ouders blijken het toch niet prettig te vinden. Het is beter om per kwartier te factureren. Ons experiment heeft wel aangetoond dat het organisatorisch kan met NioKids. Of je nu voor vaste dagdelen, per kwartier of voor avonden en weekenden reserveert; je kunt precies afnemen wat je nodig hebt.’

Vergaande flexibiliteit lijkt een zware druk te leggen op de personeelsplanning. ‘Het is complexer, maar ook dat is geautomatiseerd’, aldus Donders. ‘Neem Klokje Rond, daar kun je vier weken van tevoren als ouders zelf in het systeem aangeven welke tijden en dus zelfs kwartieren je wilt afnemen. Deze opvang wordt je gegarandeerd. Wil je binnen vier weken veranderen, dan stuur je een aanvraag en hoor je binnen een of twee dagen of het mogelijk is. Je kunt bij wijze van spreken tot een dag van tevoren nog aanvragen. Voor de kinderopvangorganisatie hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Bij elke nieuwe aanvraag geeft het systeem aan de planningsmedewerker meteen aan of dit mogelijk is. Rood betekent dat er geen plek is omdat de ruimte niet meer kinderen toelaat. Geel geeft aan dat er personeel moet worden geregeld. Groen is: oké. Het systeem doet 99 procent van je personeelsplanning.’

Gebruiksvriendelijk

Gebruiksvriendelijkheid is belangrijk, benadrukt Donders. ‘Zowel voor ouders die met een app op hun smartphone kunnen reserveren, als voor medewerkers. Ons uitgangspunt is dat iemand die kan e-mailen en surfen op het web, dit in één keer moet kunnen gebruiken. Plug and play, zoals dat heet. Medewerkers en ouders kunnen hiermee zonder enige vorm van training aan de slag.’ Ook de nieuwe nieuwsbriefmodule wordt een ‘eitje’ voor pedagogisch medewerkers. ‘Het systeem geeft precies aan wat je moet doen om je nieuwsbrief te maken. Je hoeft er geen html-cursus voor te volgen. Onze klant is een medewerker kinderopvang, iemand die gericht is op kinderen en zorg, en hoeft geen verstand te hebben van software. Dat is met NioKids ook niet nodig.’

Toekomst

De klant is momenteel duidelijk koning en eist flexibiliteit. Toch is nuchterheid geboden als we naar de toekomst kijken, vindt Hanneke Rens van TecSoft. ‘De ontwikkelingen in de kinderopvang zijn politiek gevoelig – wordt kinderopvang nu een basisvoorziening of niet? –, maar ook arbeidsmarkt- en economiegevoelig. Belangrijk is dat je als organisatie ook naar je eigen portemonnee kijkt en duidelijk maakt aan je klant dat je kwaliteit wilt blijven bieden. Want uiteindelijk is dat toch waarmee je je echt onderscheidt.’

Helft medewerkers TecSoft uit kinderopvang

De sterkste kant van automatiseerder TecSoft? Naast kennis van ICT is het een belangrijk feit dat een groot deel van alle medewerkers uit de kinderopvang komt. ‘Ik heb zelf ook 25 jaar in het vak gewerkt. Medewerkers begrijpen de branche dan ook tot in zijn ziel. Onze mensen komen uit alle lagen van de kinderopvang, van de werkvloer tot directie en administratie’, vertelt directeur Hanneke Rens. ‘We kunnen geen goede automatiseringsproducten leveren zonder te weten waarmee de branche worstelt en welke cultuur er heerst. Daarmee onderscheiden we ons duidelijk.’ TecSoft, dat inmiddels zo’n vijftien jaar bestaat, heeft een uitgebreid pakket producten onder de noemer ‘The Nanny’, denk aan The Nanny Kindplanning, The Nanny TSO en The Nanny Ouder Login, waarmee ouders 24 uur per dag de beschikking hebben over hun facturen, gegevens kunnen bekijken en ook direct aanvragen kunnen doen. ‘Voor programma’s die wij niet bieden, bijvoorbeeld een ouderportaal met een digitaal schriftje, zoeken we een passende partner om mee aan te sluiten, zoals Konnect’, aldus Rens. www.the-nanny.nl

NioKids is in de praktijk geboren

NioKids is een automatiseringssysteem dat in de praktijk is geboren. Peter-Jan Donders werkte interim bij Klokje Rond in Veldhoven, een kinderopvangorganisatie die ook opvang in het weekend en ’s nachts biedt. ‘Voor Klokje Rond hebben we een nieuw systeem gebouwd met softwarebedrijf NioLite. Nadat dit bedrijf recent failliet ging, heb ik NioKids overgenomen. We hebben de laatste maanden een inhaalslag gemaakt met betrekking tot innovatie en wensen van bestaande klanten en bieden ons flexibele product nu aan voor de hele sector. De afgelopen zes jaar hebben we een complete klantenkring opgebouwd van traditionele tot de meest flexibele kinderopvangorganisaties en alles wat daar tussen zit.’ Nieuw is het forum dat NioKids gaat opzetten voor kindercentra. Een platform waarop zowel pedagogisch medewerkers als managers met elkaar ervaringen en kennis kunnen uitwisselen. Donders: ‘Je werkt geografisch verspreid en bent geen concurrent van elkaar. Toch bel je elkaar niet zo snel op. Op ons platform kun je straks je ervaringen met elkaar delen, zowel met je naam als anoniem.’ www.niokids.nl

Illustration: Flexkids

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.