Dat je tijdens een gesprek niet ieder uitgesproken woord, prikkelende gedachte of vage suggestie direct aan het papier moet toevertrouwen, om vervolgens met die aantekeningen over straat te lopen – al helemaal niet voor de lens van een fotograaf – dáár weten we (en zeker een bepaalde minister in Den Haag) inmiddels alles van. Maar dat je in de ontwikkeling op weg naar een IKC de gemaakte afspraken goed vastlegt, en vervolgens natuurlijk ook naleeft, dát is van een heel andere orde. Te vaak merk ik dat bij de vorming van een kindcentrum belangrijke afspraken niet, of te vaag, worden vastgelegd. Of wel vastgelegd, maar vervolgens niet nagekomen.

Instorten

Een IKC ontwikkelen, in een vorm samenwerken, of samengaan van onderwijs en opvang, is al een redelijk complexe zaak. Steeds meer aansprekende voorbeelden in Nederland tonen aan dat het kan, en aan een behoefte voldoet. Hoe kan het dan toch dat, bijvoorbeeld bij wisseling van bestuurders of leidinggevenden op de locatie, zo’n IKC als een zandkasteel bij opkomend getij instort? Dat komt vaak doordat de visie en alle verdere ins and outs van het IKC-bouwwerk niet voldoende geborgd zijn. Die visie, zo is mijn ervaring, zit vooral in het hoofd van één of twee personen; vaak een inspirerende directeur of een gedreven en ambitieuze bestuurder.

Wat is borging?

Een directrice van een IKC in Den Haag vertelde mij laatst: ‘De beste manier om je concept en de samenwerking te borgen is wanneer de gezamenlijke visie in de genen van alle medewerkers én de ouders is genesteld.’  Uit mijn hart gegrepen: als voormalig directeur van een IKC was ik dagelijks bezig onze visie uit te dragen, in woord en daad. De kunst van een IKC is namelijk ook om met elkaar tot een nieuwe cultuur te komen. Een cultuur die de visie en kernwaarden zichtbaar en voelbaar maakt. Als dat eenmaal gelukt is, overwin je als IKC iedere vorm van tegenspoed. Da’s pas borging!

Mede-eigenaar

Innovatie en ontwikkeling starten altijd ergens, vaak met een idee of initiatief van één persoon. Maar hoe eerder anderen in de organisatie dat idee of concept helpen door te ontwikkelen, zich mede-eigenaar voelen, hoe kansrijker, succesvoller en duurzamer de toekomst ervan.

Samenwerkingsovereenkomst

Er is nog een andere vorm van borging, namelijk de inhoudelijke samenwerkingsovereenkomst. Dat is geen papieren tijger maar net zo belangrijk als een visiedocument. In een samenwerkingsovereenkomst (SOK) worden alle belangrijke afspraken tussen de samenwerkende organisaties of kernpartners vastgelegd. De gangbare en juridisch gevalideerde formats of modellen van die overeenkomsten zijn jaren geleden al ontwikkeld. Eerst door het Landelijk Steunpunt Brede Scholen, later heeft Pact voor Kindcentra dat model nog eens onder de loep genomen. Je hoeft het wiel dus niet uit te vinden, je vindt ze hier. Dus die kun je zo gebruiken, eventueel aanpassen en vaststellen.

Juridisch vastleggen

In de samenwerkingsovereenkomst wordt de samenwerking tussen de betrokken kernpartners juridisch vastgelegd met als doel de visie van het specifieke IKC te realiseren en formeel te borgen. Daarbij worden de belangrijkste afspraken vastgelegd in vijf reglementen: bestuur en organisatie, huisvesting, personeel, middelen en ten slotte een reglement communicatie. Zelf vind ik het uitwerken van de reglementen het leukste onderdeel van dit proces. Die reglementen zijn namelijk echt maatwerk. Daar leg je immers vooral de locatiespecifieke afspraken vast. 

Verankerd

Bij bestuur en organisatie bijvoorbeeld beschrijf je hoe het IKC aangestuurd wordt, wie welke verantwoordelijkheden heeft, aan wie en door wie er verantwoording wordt afgelegd en hoe de bestuurders betrokken worden. Of hoe intensief je als samenwerkende organisaties de samenwerking wilt vormgeven. Hoe verder die samenwerking gaat, hoe steviger de visie verankerd zal zijn. Hierover meer op de site van de onlangs opgerichte Vereniging Netwerk Kindcentra (VNK).

Checklist

Het is niet nodig om de inhoud van alle reglementen hier tot in detail te beschrijven, we hebben in die tijd als Steunpunt ook een checklist gemaakt, waarin je precies kunt nalezen wat je bij welk reglement kunt of moet beschrijven. Die checklist vind je in de brochure Op weg naar een kindcentrum.

Nieuwe inzichten

Zo’n SOK is overigens ook een belangrijk onderdeel van het gehele IKC-proces, zeker ook voor de bestuurders. Vaak leidt het spreken over die verschillende aspecten van het IKC tot nieuwe inzichten, en eigenlijk altijd ook tot het beter leren kennen van elkaar, als professional, mens en organisatie. En ook dat is weer een stukje borging.

Initiatief nemen

Wat niet in al die modellen staat, maar wat ik je wel wil meegeven: spreek af wie er op toeziet dat bepaalde afspraken worden nagekomen. Zoals bijvoorbeeld jaarlijks terugkerende voortgangsgesprekken tussen beide bestuurders en de leiding of het managementteam van een locatie. Simpelweg afspreken wie het initiatief neemt voor een gesprek of overleg is vaak al voldoende. 

Zekerheid

En tot slot, vier de ondertekening van de overeenkomst met elkaar. Het is een belangrijke en officiële mijlpaal. En belangrijker, het borgt de visie en zorgt ervoor dat jullie kindcentrum net wat steviger verankerd staat. Die zekerheid en continuïteit is absoluut in het belang van kinderen en hun ouders.