Administratie-eisen gastouderbureaus op een rij

Gastouderbureaus beschikken over enorm veel administratieve gegevens van gastouders en vraagouders. Hoe moeten zij deze administratie beheren en bewaren? En hoe kunnen al deze gegevens inzichtelijk gemaakt worden voor de toezichthouder van de GGD, de Belastingdienst en de gemeente?

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Administratie gastouderbureaus.jpg
Om te beginnen heeft een gastouderbureau een bewaarplicht van verschillende administratieve gegevens. - Foto: Fotolia

Antwoorden op deze vragen zijn te vinden in de overzichtelijke brochure Informatie voor houders van een (nieuw) gastouderbureau, onlangs uitgegeven door GGD GHOR Nederland. Deze folder is bedoeld voor de startende en al geregistreerde houder van een gastouderbureau. De eisen staan zowel in de de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen als de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

Bewaarplicht

Om te beginnen heeft een gastouderbureau een bewaarplicht van verschillende administratieve gegevens. Denk aan administratie met betrekking tot de onderneming zoals jaarverslagen en oprichtingsstatuten. Verder is er een bewaarplicht  voor gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn en voor de heffing van invoerrechten.

De eisen

De Wet Kinderopvang schrijft een flink aantal administratie-eisen voor voor gastouderbureaus. We lichten een paar belangrijke eruit:

  • Een overzicht van alle bij het gastouderbureau aangesloten gastouders, inclusief naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, behaalde diploma’s en EHBO-certificaten van de gastouders.
  • Een overzicht van alle ingeschreven kinderen, inclusief naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, en het adres en telefoonnummer van de ouders.
  • Een jaaroverzicht per vraagouder, met vermelding van de naam, het BSN en de geboortedatum van de vraagouder.
  • Afschriften van schriftelijke overeenkomsten per vraagouder.
  • Kopieën van de VOG’s van alle medewerkers van het gastouderbureau (houder, bestuurders, bemiddelingsmedewerkers en overige medewerkers) en de aangesloten gastouders en hun huisgenoten.
  • Een kopie van de door de gastouder en gastouderbureau ondertekende versie van de risico-inventarisatie en het bijhorende plan van aanpak.
  • Een overzicht van de omvang en de samenstelling van de oudercommissie en een afschrift van het reglement van de oudercommissie.

Acht gastouderbureaus richtten in januari 2016 het Platform Gastouderopvang op. Door samen te werken hopen zij op een kwaliteitsverbetering en imagoversterking van de gastouderopvangbranche. Lees meer

Dit is slechts een greep uit de administratie-eisen voor gastouderbureaus. Download de volledige brochure via deze link >>

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.