Privacyregels zieke werknemers aangescherpt

Het College Bescherming Persoonsgegevens (CPB) heet sinds dit jaar Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Maar niet alleen de naam is veranderd, dit voorjaar kondigde AP ook nieuwe regels aan ten aanzien van het bewaren en opslaan van gegevens van zieke werknemers. Werkgevers die zich niet houden aan de privacyregels, lopen kans op forse boetes.

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
1 Zieke werknemers.jpg
Werkgevers mogen gegevens van werknemers na de uitdiensttreding maximaal twee jaar bewaren. - Foto: iStock

Dit kondigt accountant- en adviesbureau MTH aan in haar nieuwsbrief voor de kinderopvangbranche.

In het geval van een zieke werknemer, mag een werkgever bepaalde informatie wel vragen en/of vastleggen, maar sommige informatie ook absoluut niet. Wel bewaard mag worden: het verpleegadres van de werknemer en of er al dan niet sprake is geweest van een verkeersongeval. In verband met loondoorbetaling en reïntegratieverplichtingen, mag de werkgever ook vastleggen: hoe lang de werknemer naar verwachting ziek zal zijn, welk ander werk hij of zij kan doen en eventuele adviezen over aanpassingen en werkvoorzieningen.

Bedrijfsarts

Een werkgever mag niet vragen naar de aard van de ziekte, ook niet bij de bedrijfsarts. En dit mag niet worden vastgelegd. Als een werkgever zelf iets waarneemt over de gezondheid van de werknemer, mag dat niet worden gedocumenteerd. Als een werkgever bijvoorbeeld weet dat een werknemer naar de fysiotherapeut gaat of naar de psycholoog, mag hij/zij dit niet ergens vastleggen.

Zwangerschap

Bij een sollicitant mag nooit worden gevraagd naar de gezondheid of naar ziekteverzuim in het verleden. Bij vrouwelijke sollicitanten mag niet gevraagd naar een zwangerschap of zwangerschapswens. Dat geldt ook voor vrouwelijke werknemers. Als een werkgever hier toch naar vraagt, mag de vrouwelijke werknemer dit ontkennen. Wordt zij vervolgens wel zwanger of ziek, dan houdt ze toch recht op loondoorbetaling.

Documenten beveiligen

De gegevens die een werkgever wel mag documenteren en bewaren over zieke werknemers, moet goed afgeschermd worden. Andere personen die er voor hun functie niets mee hoeven, mogen niet bij deze informatie kunnen komen. De PC of het systeem waarin de gegevens staan, moeten dan ook beveiligd worden. Fysieke personeelsdossiers moeten opgeborgen worden in een afgesloten kast. Werkgevers mogen gegevens van werknemers na de uitdiensttreding maximaal twee jaar bewaren.

Lekken

Ook gegevens van gezonde werknemers moeten afgeschermd bewaard worden. Een USB-stick kan verloren raken en is dus geen goede bewaarplek. Als er sprake is van een lek, bijvoorbeeld een (ex)-werknemer die gegevens downloadt uit de personeelsadministratie, moet dit binnen 72 uur worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Meldt een werkgever dit niet of te laat, dan staan daar fikse boetes op: van ruim 800.000 euro of 10 procent van de jaaromzet. Voorheen was de boete nog 4.500 euro.

Onlangs op Kinderopvangtotaal: De kosten van een langdurig zieke pm’er of kantoormedewerker kunnen oplopen tot 200.000 euro, blijkt uit onderzoek van Aon Nederland. Een behoorlijk bedrijfsrisico, waar ondernemers en HR-managers vaak niet van op de hoogte zijn. Lees meer

Lees meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.