‘Onderscheid je met warme communicatie’

Het tij is gekeerd. De aanbiedersmarkt is een vragersmarkt geworden. Ouders hebben door de terugloop in de kinderopvang volop keuze uit kindercentra. Dat betekent dat kinderopvangorganisaties nog klantgerichter moeten werken. De klant, de ouder, staat centraal. En die vraagt om een actieve, transparante communicatie. ICT-aanbieders maken dit op creatieve wijze mogelijk.

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
‘Onderscheid je met warme communicatie’

Het schriftje, de mondelinge overdracht bij de deur, even snel een tekeningetje laten zien dat het kind die dag heeft gemaakt, een papieren nieuwsbrief. Je komt er als eigentijdse kinderopvangorganisatie niet meer mee weg. De moderne ouder die continu online communiceert, verwacht dat ook de kinderopvang meegaat in die trend.

Softwareaanbieder Flexkids speelt hierop in met een zogeheten ‘ouderportaal’ op internet en een Flexkids-app voor ouders voor de tablet-computer en smartphone. ‘Het ouderportaal wordt de kern van de dienstverlening’, zegt directeur Mirko Hruska van Flexkids. ‘Het is gereedschap om gemakkelijk te kunnen communiceren met ouders. De organisatie kan er nieuwsbrieven, mededelingen, geplande evenementen en andere organisatieberichten plaatsen. Ouders kunnen veilig persoonlijk inloggen, meekijken in de planning, klantgegevens wijzigen, een factuur of jaaropgaaf bekijken, aangeven welke dagen ze kinderopvang zouden willen, maar ook de activiteiten van hun kinderen zien. Een webcamoptie hebben we overigens nog niet, dat vinden we nog te ver gaan.’

Mobiel internet

De pedagogisch medewerker en locatiemanager zijn de belangrijkste contactpersonen voor de ouders. Met behulp van tablet en smartphone kunnen zij communiceren met ouders en steeds laten zien waar ze mee bezig zijn. ‘Ze kunnen berichten lezen van ouders, bijvoorbeeld dat het kind zich die ochtend niet zo lekker voelde, maar ook ter plekke een foto en verhaaltje over activiteiten plaatsen. Daarbij is het gebruik van de ouder-app en de tablet op de groep helemaal geïntegreerd met wat er op de centrale administratie gebeurt. De hele organisatie werkt in één systeem’, aldus Hruska. ‘We merken dat het ouderportaal op een pc of laptop enkele malen per week wordt geraadpleegd door ouders, maar dat als het om de app gaat, er meerdere malen per dag wordt gekeken. Mobiel internet gaat volgens de voorspellingen de computer overvleugelen.’

Warme communicatie

Verdwijnt door deze ontwikkeling het persoonlijk contact? Peter Baars, oprichter van Konnect, een geavanceerde app voor een ouderportaal, denkt van niet. ‘De app is zeker geen vervanging van het persoonlijke contact: het is een aanvulling. De app biedt nieuwe contactmomenten. Het draait vooral om de warme kant van de communicatie. Dus ouders kunnen met onze app foto’s bekijken, verhaaltjes lezen in het schriftje over hun kind en de nieuwsbrief lezen. Alles is helemaal gepersonaliseerd en uiteraard goed beveiligd. Dat betekent dat als ik als ouder inlog, dat ik dan uitsluitend foto’s van mijn kind zie en informatie lees over mijn kind. Zelfs de foto’s in de nieuwsbrief betreffen mijn kind. Het handige hiervan is dat ouders precies weten hoe de dag is verlopen, als ze hun kind ’s middags ophalen. De warme kant van de communicatie staat dus voorop, maar tegelijkertijd kun je er je voordeel mee doen met de koude communicatie, zoals facturen, vakantieplanning en noodnummers actueel houden.’

Schriftje

De informatie over het kind wordt door Konnect bewust gegoten in persoonlijke notities in een digitaal schriftje. Baars: ‘Wij geloven niet in dagritmeverslagen waarbij de pedagogisch medewerker afvinkt hoeveel het kind heeft gegeten en gedronken. Als ouder wil je weten wat het kind heeft gedaan en hoe het zich voelde.’ De Konnect-directeur denkt dat het juist nu in een vraagmarkt belangrijk is om zichtbaar te zijn als kinderopvangorganisatie. ‘Onderscheidend zijn door goede communicatie kan gewicht in de schaal leggen als ouders twijfelen tussen formele en informele kinderopvang zoals opa en oma. Het betekent imagoversterking.’

Een belangrijke vraag omdat het nieuws bol staat van de ‘hacking’-verhalen: hoe veilig zijn de apps? Baars: ‘Niemand kan honderd procent veiligheid garanderen, want zelfs overheden worden gehackt. Maar we zorgen natuurlijk voor goede beveiliging met inlogcodes en versleutelde informatie. Alleen de ouder voor wie het bedoeld is, kan de foto van zijn kind zien. Zelfs de IT-beheerder van Konnect kan dat niet. Je moet ook met ouders goede spelregels afspreken. Foto’s van een kindercentrum zijn niet bedoeld voor social media bijvoorbeeld.’

Toekomst

De toekomst? Mirko Hruska van Flexkids: ‘Onlinecommunicatie is een onlosmakelijk deel van het werk geworden en dat gaat alleen maar verder.’ Hij benadrukt dat dit voor zowel grotere als kleinere organisaties haalbaar is. ‘Je betaalt gestaffeld en naar gebruik.’

Konnect denkt dat de ontwikkeling van apps verdergaat. ‘Wij willen de administratieve lasten steeds verder verlichten, zodat een ouder via de app zijn kind ziek kan melden of een ruildag kan aanvragen en meteen antwoord krijgt. Handig voor de ouder en de opvang hoeft minder administratieve handelingen te verrichten, win-win dus. Verder willen we nog meer inzicht bieden in bijvoorbeeld activiteitenagenda’s. Het is niet de bedoeling dat medewerkers continu op hun tablet zitten te schrijven, want deze mensen zijn er in de eerste plaats voor de kinderen. Maar het extra en direct gerichte contact is prettig voor beide partijen. Ik hoor dat pedagogisch medewerkers veel meer complimentjes krijgen van ouders.’ Zitten de bezuinigingen de ontwikkeling in de weg? Baars: ‘Nee, het biedt dusdanig marketing- en communicatievoordelen dat veel organisaties er het nut van inzien. Het is gewoon nu noodzaak om onderscheidend te zijn.’

Foto: AFP/Justin Sullivan

Flexkids omvat totale proces

Flexkids biedt automatisering voor de hele bedrijfsvoering van een kinderopvangorganisatie. Het Haarlemse bedrijf heeft jaren ervaring met de ontwikkeling van software voor de kinderopvangbranche. Lag de nadruk vroeger op inschrijving, plaatsing en financiën, tegenwoordig ondersteunt software alles wat er gebeurt bij een kinderopvangorganisatie en ligt de nadruk op de communicatie. Op de locatie gebruiken pedagogisch medewerkers hun tablet of smartphone, de locatiemanager regelt zelf haar planning, ouders kijken mee via een ouderportaal of app, en de organisatie kan klantgericht werken en flexibel inspelen op de behoefte aan flexibiliteit. Directeur Mirko Hruska: ‘Flexkids staat voor de juiste informatie op de juiste tijd op de juiste plaats, altijd.’ Informatie: www.flexkids.nl

Konnect biedt gepersonaliseerde app

Konnect biedt gepersonaliseerde oplossingen voor communicatie tussen de diverse partijen in de kinderopvang, denk aan het centraal bureau, de locaties en de ouders. ‘Konnect is een ouderportaal, maar we hebben ervoor gekozen om meer te zijn dan alleen een oudercommunicatiesysteem’, aldus oprichter Peter Baars. ‘We zijn een van de weinige partijen die het mogelijk maken om het ouderportaal te koppelen aan alle grote administratiepakketten, denk aan Kocon, KidsVision en The Nanny.’ De huidige vorm van Konnect bestaat nu ruim een jaar en is een verbeterde versie van het bekende Ouderportaal.nl. Konnect werkt met apps die zijn vormgegeven in de stijl van de kinderopvangorganisatie. ‘Aan de buitenkant zie je de eigen organisatie. Je biedt ouders dus echt je eigen app’, aldus Baars. De nieuwe app slaat aan bij kindercentra en ouders. ‘Ik denk dat een derde van alle apps voor oudercommunicatie inmiddels gebaseerd zijn op Konnect.’
Informatie: www.konnect.nl

Quebble: handig platform

Communicatieplatform Quebble is bedacht om opvoeders rondom een kind met elkaar te verbinden. Gemiddeld zijn er tot achttien volwassenen betrokken bij het opgroeien/opvoeden van één kind. Met een platform als Quebble kunnen zij snel en handig met elkaar communiceren. Het maakt het voor pedagogisch medewerkers makkelijker om een gesprek aan te knopen met ouders, leerkrachten en andere professionele opvoeders. Het platform biedt een prettig duidelijk overzicht aan ouders die vaak door mailtjes, berichtjes en briefjes worden overspoeld. Dankzij Quebble komt alle informatie op één veilige plek binnen en de betrokkenen kunnen regelmatig met elkaar overleggen. Quebble is ook verkrijgbaar als app. Informatie: www.quebble.com

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.