Contractmanagement: waar moet u rekening mee houden?

Overeenkomsten zijn er in allerlei soorten en maten: contracten, convenanten, intentieverklaringen, enz. Ook als kinderopvangmanager hebt u met dergelijke overeenkomsten te maken. Niet sluitende overeenkomsten brengen grote risico's met zich mee. Hoe stelt u een sluitend contract op en beperkt u de risico's?

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Zijn uw contracten met bijvoorbeeld ingekochte dienstverlening zoals schoonmaak
Zijn uw contracten met bijvoorbeeld ingekochte dienstverlening zoals schoonmaak

Sommige overeenkomsten beschrijven een bepaalde levering. Dat geldt bijvoorbeeld voor convenanten, die daardoor een zeker vrijblijvend karakter hebben. Immers, als het beoogde resultaat niet wordt bereikt hoewel er aantoonbaar energie in gestoken is, is daarmee de kous in wezen af. Andere overeenkomsten gaan verder en leggen een resultaatsverplichting vast. Een arbeidsovereenkomst is daarvan een tweezijdig voorbeeld. De werknemer verplicht zich tot het doen van bepaalde werkzaamheden en de werkgever neemt de plicht op zich om te zorgen voor een passende beloning, goede werkomstandigheden, etc.

Slordig

Tot zover niets nieuws. De praktijk echter leert dat zowel bij de overheid als bij het bedrijfsleven slordig omgesprongen wordt met contracten. Het begint vaak al met ontbrekende, te algemeen opgestelde of incomplete leveringsvoorwaarden, soms zó van het internet geplukt. Maar ook normale contracten blijken dikwijls tekort te schieten, zij het dat zoiets dan pas boven water komt als er iets mis is gegaan. En soms veronderstelt iedereen dat er wel ergens een contract is waarop kan worden teruggevallen, maar wordt zo’n document niet gevonden. Of ontbreken simpelweg de vereiste handtekeningen. Zeker in geval van lang bestaande klant-leverancier-relaties kunnen dit soort zaken zich voordoen.

Schade

Niet sluitende overeenkomsten kunnen grote risico’s met zich meebrengen. Immers, fouten, tekortkomingen of lacunes kunnen leiden tot aanzienlijke schade, nog los van verstoorde verhoudingen en dergelijke. Daarin ligt de waarde van contractmanagement, oftewel het systematisch omgaan met alle wezenlijke verbintenissen die een organisatie aangaat, intern en extern, kortstondig of juist voor lange duur. En systematisch betekent ook met aandacht vanaf het begin tot het einde, door gekwalificeerde mensen die efficiënt en effectief toezicht houden op het hele proces. Alleen op die manier kunnen risico’s tot een beheersbaar niveau worden teruggebracht.

Financiële buffers

Stel dat u onenigheid hebt met uw ICT-leverancier en dat hiermee honderdduizenden euro’s gemoeid zijn. En veronderstel nu eens dat u aan het kortste eind trekt doordat het contract met deze leverancier wezenlijke lacunes blijkt te bevatten, haarfijn aangetoond door de advocaat van die leverancier. Hebt u dan voldoende financiële buffers om deze tegenslag op te vangen? En misschien loopt het niet helemaal zo’n vaart en schiet u er slechts € 50.000 bij in. Maar dan nog is dat een substantieel bedrag, dat u waarschijnlijk niet op de plank hebt liggen. Kortom, een pleidooi om werk te maken met contractmanagement.

ICT en schoonmaak

Organisaties zijn in de regel (deels) afhankelijk van toeleveranciers om hun primaire proces optimaal te kunnen laten plaatsvinden. In de sector kinderopvang is dit in ruime mate aan de orde. Denk bijvoorbeeld aan ingekochte dienstverlening zoals schoonmaak, huisvesting, onderhoud, energie en ICT. Het behalen van kwalitatieve en financiële resultaten samen met leveranciers en partners vergt structurele aandacht. Het is aan te bevelen deze leveranciers te contracteren en aan te sturen op een wijze waarop ze kunnen meegroeien met de ontwikkelingen en ambities van uw organisatie. Deze belangrijke taak ná het inkoopproces zorgt er mede voor dat het gewenste inkoopresultaat ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd.

Continu monitoren

Bij de meeste organisaties wordt ervan uitgegaan dat ná het inkoopproces het beoogde resultaat door middel van de vastgelegde afspraken tot stand komt. Dit is een misvatting. Ná het inkoopproces is het cruciaal dat gestuurd wordt op deze afspraken door middel van contractmanagement. Het continu monitoren van de prestaties is van groot belang om uw primaire proces optimaal en financieel verantwoord te laten plaatsvinden.

Prestaties

Niveau van dienstverlening, factuurcontroles, leveringscontroles (kwaliteit, hoeveelheid, prijs) dienen allemaal op structurele wijze ingebed te zijn in uw bedrijfsvoering. Sturen op prestaties en goed opdrachtgeverschap zijn hierbij belangrijke uitgangspunten. Een goed doordachte en uitgebalanceerde inrichting van contractmanagement en -beheer, leveranciers- en service level management is een absoluut vereiste.

Voorbeeld

Een voorbeeld van een mogelijke (formele) contractmanagement-communicatie- structuur treft u in onderstaande tabel aan. Aan het einde van deze paragraaf vindt u een schema met formele overlegstructuren zoals toe te passen in grotere organisaties. OS staat voor outputspecificatie, OG voor opdrachtgever.

De dagelijkse praktijk:

•    Er zijn geen (bestel- of beheers)procedures aanwezig
•    Facturen kloppen niet of zijn slecht te controleren; checken kost veel tijd
•    Prijsafspraken uit (soms niet eens getekende) contracten worden niet gerespecteerd
•    Er bestaat onduidelijkheid over het wel of niet moeten toepassen van kortingen door de leverancier
•    Niet alle contracten zijn getekend
•    Meerdere partijen dragen zorg voor dezelfde dienstverlening
•    Kostenbesparing en/of efficiencyverbetering zijn relatief gemakkelijk te bereiken
•    Contractbesturing gebeurt op basis van de relatie
•    De contractbeheerder heeft het (concept)contract niet in bezit
•    Contractbeheerders durven de hulp- of verduidelijkingsvraag niet te stellen.

Aanleiding om te kiezen voor contractmanagement:

•    Snelle organisatieverandering: fusie, reorganisatie
•    Integratie van de facilitaire afdelingen
•    Noodzaak tot flexibelere en/of meer gerichte dienstverlening
•    Behoefte aan meer uniformering in dienstverlening
•    Doorlichting ‘contract-base’
•    Noodzaak tot kostenbeheersing dan wel kostenverlaging
•    Algemene gevoel dat de dienstverlening beter kan
•    Ontevreden interne klanten
•    Meningsverschil met leverancier
•    Einde contractperiode: opnieuw contracteren of een andere contractpartij zoeken.

Resultaten van goed contractmanagement:

•    Verhoogt het rendement van leverancierscontracten
•    Maakt de dienstverlening bestuurbaar
•    Zorgt voor bestuurbare afspraken met de leveranciers (SLA’s ofwel service level agreements)
•    Zorgt voor bestuurbare afspraken met de interne klant (OID’s ofwel overeenkomsten tot interne dienstverlening)
•    Geeft grip op kosten en kwaliteit
•    Maakt knelpunten bespreekbaar met de leverancier
•    Levert kortom control.

Auteur: Marcel Kok

Marcel Kok is als consultant werkzaam bij Aiber. Dit adviesbureau ondersteunt opdrachtgevers op ondernemende wijze bij het realiseren van projecten. Dit doet het op de gebieden Infrastructuur & Bouw, Huisvesting, Facilitair en Gebiedsontwikkeling. Aiber is gespecialiseerd in het proces rondom contractvorming.

Hieronder is schematisch weergegeven hoe aan contractmanagement vorm en inhoud kan worden gegeven. Klik op de rechtermuisknop en daarna afbeelding bekijken voor een groter formaat. Of download het schema.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.