We vroegen het Hans van den Hout, manager van de Stichting Reprorecht. De Stichting Reprorecht is de organisatie die in Nederland de auteursrechtenvergoeding incasseert voor het (digitaal) kopiëren uit auteursrechtelijk beschermde werken. ‘Stichting Reprorecht zorgt er vervolgens voor dat de makers van die werken – tekstauteurs, beeldmakers en uitgevers – de betaalde vergoeding ontvangen’, vertelt Van den Hout. De Stichting Reprorecht doet dat niet zomaar. ‘We zijn door de Minister van Justitie en de makers en uitgevers aangewezen om deze ‘reprorechtregeling’ uit te voeren’, legt Van den Hout uit.

Niet inscannen

Over het kopiëren of inscannen van platen uit prentenboeken is Van den Hout duidelijk: ‘Het kopiëren en vergroten van prenten uit een prentenboek valt onder de reprorechtregeling: er worden tenslotte een of meerdere nieuwe versies (kopieën) van de prent gemaakt. Op het prentenboek rust auteursrecht (van de schrijver en illustrator red.).’ Alleen als de kinderopvang waarvoor je werkt dus een reprorechtvergoeding betaalt, dan mag je de prenten kopiëren, concluderen we.

Kleurplaten afdrukken

En hoe zit het dan met de leuke kleurplaten bij het prentenboek, die de uitgever op haar website beschikbaar stelt? Mag een pm’er daar een stapel afdrukken van maken? ‘Als de kleurplaat op de website van de uitgever staat, die bijv. bij het kinderboek hoort, valt het opslaan en printen van de kleurplaat onder de reprorechtregeling’, vertelt Van den Hout. ‘Bij andere kleurplaten is het helaas vaak onduidelijk: de bron van de kleurplaat staat er niet altijd bij. Je weet dan niet zeker of de kleurplaat met toestemming van de maker of rechthebbende op de website is gezet, en of de kleurplaat dus legaal is geplaatst. Als dat laatste het geval is, moet voor het kopiëren daarvan binnen de kinderopvangorganisatie wel de reprorechtvergoeding betaald worden.’

Vakliteratuur kopiëren

Niets aan de hand dus, als de kinderopvang waar de pm’er werkt de reprorechtvergoeding betaalt. Maar een hoge vergoeding betalen voor slechts een paar kopietjes per jaar, wil natuurlijk niemand. Is het dan niet handiger om maar helemaal niet uit prentenboeken te kopiëren? Dat kan, maar het is goed om te beseffen, dat er meer handelingen zijn waarvoor de reprorechtregeling geldt. ‘De reprorechtregeling is er ook voor al het interne fotokopiëren, scannen, e-mailen als bijlage, printen, opslaan op de bedrijfscomputer (of laptop) en op intranet plaatsen voor een beperkte periode’, legt Van den Hout uit.

Het moet dan wel gaan om ‘auteursrechtelijk beschermde informatie’ uit vaktijdschriften, boeken, kranten, en digitale versies daarvan, zoals e-books en afgeleide websites. ‘Denk aan een artikel uit een vakblad zoals Kinderopvang, een hoofdstuk uit de verschillende versies van het boek Pedagogisch Kader Kindercentra, en ook de artikelen van Kinderopvangtotaal.nl.’ Niet al het kopiëren valt overigens onder de reprorechtregeling. ‘Het gaat niet om kopieën van bijvoorbeeld protocollen en procedures die door medewerkers van het bedrijf zelf geschreven zijn, een kopie van een factuur aan een ouder of een zelfgemaakte kleurplaat. Dat is eigen werk van het bedrijf.’

Factuur niet betalen?

Maar wat als de kinderopvang echt nooit een beschermd werk kopieert en de printer alleen maar gebruikt om facturen of een protocol te kopiëren? Een kinderopvang in Dongen bleek veel moeite te hebben om hier met de Stichting Reprorecht over te communiceren en besloot de reprorechtfactuur gewoon niet te betalen, schreef BN De Stem onlangs. Een goed plan?

‘Er is wel eerder een aantal keren contact geweest’, licht Van den Hout het ‘geschil’ met de Dongense kinderopvang toe. ‘Dit ging hoofdzakelijk over de regeling zelf, over het principe van de regeling. Inmiddels zijn we op bezoek geweest bij deze kinderopvangorganisatie. Het was een prettig gesprek en we verwachten er in goed overleg uit te komen.’

Verklaring Geen Gebruik

Een eenvoudige oplossing lijkt er wel te zijn voor kleine kinderopvangorganisaties (t/m 19 fte) die nooit (digitale) kopieën maken van werken waar auteursrecht op rust. Zij kunnen een ‘Verklaring Geen Gebruik’ afleggen. ‘Dit kan door in te loggen op onze webportal met de inloggegevens op de factuur, of als dat niet mogelijk is telefonisch’, legt Van den Hout uit. ‘Als de verklaring definitief is, is het niet nodig om de reprorechtvergoeding te betalen. Bedrijven die veel meer of veel minder kopieën maken dan vergelijkbare bedrijven, kunnen altijd een regeling op maat treffen. Dus ook als je af en toe een (digitale) kopie maakt.’

Voor grotere bedrijven wil de Stichting Reprorecht in samenspraak met het bedrijf vaststellen wat de situatie in het bedrijf is om tot een passende oplossing te komen: dat kan tot een aanpassing van het factuurbedrag leiden. ‘De factuur is gebaseerd op onafhankelijk onderzoek en afspraken met VNO-NCW en MKB-Nederland. We vinden het daarom vanzelfsprekend dat, als een bedrijf meent dat het kopieergedrag in het bedrijf sterk afwijkt van wat is vastgesteld in het onafhankelijk onderzoek, dit aannemelijk moet worden gemaakt door het bedrijf zelf.’

De brancheorganisaties in de kinderopvang zijn deels vertegenwoordigd in de afspraken die Reprorecht maakt met VNO-NCW en MKB-Nederland. ‘De Branchevereniging Maatschappelijke Kinderopvang is niet vertegenwoordigd in VNO-NCW en MKB-Nederland. De Brancheorganisatie Kinderopvang is dat wel en is op die manier betrokken bij de regeling’ zegt Van den Hout.

Hoogte factuur

Maar hoe wordt de hoogte van de factuur nu bepaald? Is het hebben van een kopieerapparaat al aanleiding om een factuur te krijgen? ‘De hoogte van de reprorechtvergoeding wordt vastgesteld op basis van het aantal fte in een kinderopvangorganisatie en het meest voorkomende (digitale) kopieergedrag in de branche’, vertelt Van den Hout. ‘Dit baseren we op onafhankelijk onderzoek, dat we periodiek laten uitvoeren in samenwerking met VNO-NCW en MKB-Nederland. In dit onderzoek is er al rekening mee gehouden dat bij bedrijven in sommige branches bepaalde groepen medewerkers minder gebruik zullen maken van (digitale) kopieën dan andere, zoals bij een kinderopvangorganisatie de medewerkers op de groepen versus de medewerkers op kantoor.’

Opgave doen?

Het is dus niet nodig om opgave te doen? ‘De wetgever, Stichting Reprorecht en VNO-NCW en MKB-Nederland zijn het erover eens dat het ondoenlijk en heel tijdrovend zou zijn om per bedrijf steeds alle (digitale) kopieën te tellen en daarover opgave te doen. Daarom hebben we gezamenlijk een regeling ontwikkeld, waarmee de vergoeding vlot geregeld kan worden. We begrijpen dat een kinderopvangorganisatie draait om goede kinderopvang en niet om administratieve rompslomp. Bedrijven ontvangen daarom op basis van hun KVK-inschrijving automatisch eens per jaar de reprorechtfactuur. Bedrijven tot 20 fte ontvangen eens per twee jaar de reprorechtfactuur, om de administratieve lasten voor kleine bedrijven zo laag mogelijk te houden.’

En bij IKC’s? Wie betaalt daar voor de reprorechten? ‘Dit hangt af van de bedrijfsvorm’ legt Van den Hout uit. ‘Is het hele IKC één bedrijf met één KVK-inschrijving, dan ontvangt het Integraal Kind Centrum één reprorechtfactuur gebaseerd op die KVK-inschrijving. Als de school en het kinderdagverblijf aparte inschrijvingen hebben bij de KVK, dan ontvangen zij ieder een eigen reprorechtfactuur gebaseerd op het aantal fte bij hun eigen KVK-inschrijving.’