Voor dit artikel spraken we met Kai Oukes (22). Als talentvol honkballer speelde hij jarenlang op hoog niveau en verdiende hij zelfs een studiebeurs voor een opleiding in de Verenigde Staten. Daar maakte hij voor het eerst kennis met kunstmatige intelligentie. Eenmaal terug in Nederland ontdekte hij dat hij niet alleen talent had voor honkbal, maar ook voor AI.

‘Als je daar een AI-tool voor gebruikt, dan zijn die problemen zo opgelost’

Samen met zijn compagnons richtte hij onlangs Beterzo op, een bedrijf dat organisaties helpt om slimmer te werken met AI. Kai heeft een link met de kinderopvang omdat zijn moeder al jaren bij een kinderopvangorganisatie werkt. ‘Van haar hoor ik hoe hoog de werkdruk is, onder andere door administratie en regelgeving. Ik denk dan vaak: als je daar een AI-tool voor gebruikt, scheelt dat veel tijd die je kunt besteden aan zinvoller werk.’

‘Informatie over kinderen, ouders en medewerkers moet je optimaal beschermen’

Kai legt graag uit wat hij daarmee bedoelt, want hij heeft inmiddels al verschillende van deze tools ontwikkeld. ‘Natuurlijk kun je ChatGPT of Copilot allerlei vragen stellen,’ zegt Kai. ‘Maar zo’n algemene chatbot weet niets over jouw organisatie. Daarom hebben wij voor een kinderopvangorganisatie een eigen kennisbank ontwikkeld, volledig op hen afgestemd.

In die kennisbank zijn alle beleidsstukken, protocollen en werkinstructies opgenomen. Kai: ‘Medewerkers hoeven daardoor niet eindeloos door documenten te spitten op zoek naar een antwoord. Wil een pedagogisch professional weten wat het hitteprotocol precies voorschrijft? Dan stelt ze die vraag gewoon aan de tool. Binnen een paar seconden heeft ze antwoord, met de bron erbij zodat ze het zelf kan checken. Zo werkt iedereen snel en met dezelfde, actuele informatie.’

‘De tool zet de gesproken tekst automatisch om in een nette tekst’

Ook op de groep kan AI volgens Kai veel tijd besparen. ‘We hebben organisaties laten zien hoe je veel efficiënter een persoonlijke overdracht naar ouders kunt maken. Het schrijven van berichten, waarbij de pedagogisch professional let op de inhoud maar ook op grammatica en tikfouten, kost veel meer tijd dan simpelweg inspreken wat je met ouders wilt delen. Zo gaat belangrijke informatie minder snel verloren.’

De tool zet de gesproken tekst automatisch om in een nette tekst en stuurt die, als je wilt, meteen naar de ouders. Helemaal in de stijl, toon en opmaak van de organisatie.’

En dat scheelt. ‘Het schrijven van dit soort verslagjes kost medewerkers dagelijks veel tijd. Die tijd kunnen ze straks besteden aan iets waar het echt om draait: de kinderen.’

Altijd op de hoogte van het allerlaatste nieuws en de belangrijkste verhalen uit de kinderopvang?
Luister onze wekelijkse podcast. Of abonneer je hier gratis, via Spotify.[/block_sec_colour]

‘Ze krijgen direct feedback en kunnen zich de stof eigen maken’

Niet alleen op de groep, maar ook op kantoor ziet Kai kansen om AI in te zetten. ‘In de kinderopvang ben je continu bezig met kwaliteitsverbetering. Medewerkers moeten nieuwe werkwijzen leren, op de hoogte blijven van beleidswijzigingen en zich blijven ontwikkelen. AI kan dat proces enorm versnellen.’

Nieuwe beleidsstukken, protocollen of lesmaterialen kunnen eenvoudig worden geüpload. Met behulp van AI kun je hier snel en eenvoudig e-learnings, oefeningen of zelfs complete leerpaden voor maken. ‘Het mooie is dat je de inhoud kunt afstemmen op het niveau van de individuele medewerker. Ze krijgen direct feedback en kunnen zich de stof eigen maken op een manier die bij ze past, bijvoorbeeld een filmpje, een casus, theorie of een quiz met kennisvragen.’

Een ander onderdeel waar Kai veel potentie ziet, is communicatie richting ouders en collega’s. Volgens hem besteden organisaties veel tijd aan het lezen, schrijven, controleren en herschrijven van mails, nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen. ‘Elke kinderopvang heeft een bepaalde manier waarop zij naar buiten communiceert,’ legt hij uit. ‘Er zijn afspraken over de toon, de stijl en de informatie die je wel of niet wilt delen. Je kunt AI trainen op de manier waarop die organisatie communiceert en het vervolgens laten helpen om teksten op te stellen die daarbij aansluiten.’

‘Medewerker blijft altijd eindverantwoordelijk’

Dat betekent volgens Kai niet dat medewerkers de controle uit handen geven. Integendeel. ‘Wij adviseren nooit om teksten automatisch de deur uit te laten gaan. AI maakt een eerste versie, maar de medewerker blijft altijd eindverantwoordelijk en controleert het bericht voordat het verstuurd wordt.’

Die werkwijze levert volgens hem ook tijdwinst op. ‘Je hoeft niet meer vanaf nul te beginnen of lang te zoeken naar eerdere documenten en beleidsafspraken. Je hoeft niet meer te denken: hoe formuleerden we dit ook alweer? Of waar staat dit precies in het beleid? Een goede AI-oplossing kan die informatie direct terugvinden en ook de bron laten zien waarop het antwoord gebaseerd is.’

‘Privacy blijft een belangrijk aandachtspunt’

Kai benadrukt dat iedereen die gebruikmaakt van AI zich bewust moet zijn van de risico’s en hoe je die risico’s minimaliseert of voorkomt. Kai: ‘Privacy blijft een belangrijk aandachtspunt. In de kinderopvang werk je met gevoelige persoonsgegevens, maar ook met organisatiegegevens. Het risico bestaat dat mensen per ongeluk informatie invoeren die niet gedeeld mag worden.

Er zijn inmiddels steeds meer goede technische oplossingen om privacyrisico’s te beperken of te vermijden. Systemen kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens herkennen en de melding geven dat die niet ingevoerd mogen worden. Ook kun je het zo inrichten dat, wanneer toch gevoelige informatie wordt ingevoerd, deze eruit gefilterd wordt voordat het naar een server wordt gestuurd en opgeslagen. Zo’n server staat namelijk vaak in het buitenland, bijvoorbeeld in Amerika. Technologie helpt, maar uiteindelijk moeten medewerkers begrijpen hoe ze veilig met AI omgaan.’

‘Mensen zijn niet de kinderopvang ingegaan om planningen te maken’

Als Kai naar de toekomst kijkt, ziet hij vooral kansen. ‘Pedagogisch professionals werken niet in de kinderopvang voor de administratie. Ze zijn dit werk gaan doen omdat ze iets willen betekenen voor kinderen. De kinderopvang heeft genoeg uitdagingen. Fijn als je je samen op de inhoud kunt richten en de administratieve last zo klein mogelijk is.’

‘Er is een groot tekort aan medewerkers. Als je het huidige personeel met behulp van AI kunt ontlasten, houd je meer tijd over voor persoonlijk contact en aandacht voor kinderen.’