Om dit dilemma bij de horens te grijpen, spraken we met Lennard Toma. Hij was organisatiepsycholoog en heeft veel geschreven en gesproken over gedrag op de werkvloer. Nu is hij therapeut in z’n eigen psychologenpraktijk. Hoe komt het dat sommige mensen niets uit zichzelf lijken op te pakken? ‘Daar zitten best wat complexe psychologische processen achter’, geeft hij aan. ‘Maar waar het hier eigenlijk om gaat is dat deze mensen bang zijn om fouten te maken.’

De ander is niet lui

Lennard gaat verder: ‘Vaak zie je dat nieuwe collega’s of stagiairs bepaalde zaken niet doen, omdat ze denken dat het mis zal gaan. Dit kom je niet alleen tegen op de werkvloer, maar ook bijvoorbeeld in het huishouden. Misschien vouw je zelf nooit de was op, omdat je weet dat je partner het graag op een andere manier doet. Dat betekent niet persé dat je lui bent, maar eigenlijk zit er dus iets achter waardoor je denkt: “Wat ik doe is niet goed.”’

Stel iemand gerust

Op welke manier kun je ervoor zorgen dat die collega of stagiair wel dingen uit zichzelf doet? ‘Door een veilige werkomgeving te creëren,’ geeft Lennard aan. ‘En dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Toch kun je bepaalde dingen doen om iemand gerust te stellen. Zeg gewoon letterlijk dat je diegene vertrouwt, dat ze hiervoor is opgeleid en niet voor niets is aangenomen. Geef ook aan dat het niet erg is als ze iets op een andere manier doet. Misschien doen jullie al jaren alles op dezelfde wijze, maar zijn haar suggesties veel beter.’

Wees geduldig

Het helpt volgens Lennard niet om dit een paar keer te zeggen. ‘Nee, wil je dat dit vruchten afwerpt, moet je hierop blijven hameren. En ja, dat kost tijd. Het kan soms één of twee jaar duren voordat iemand helemaal uit zijn schulp komt.’
Geduld is dus een schone zaak in deze. ‘Begrijpelijk als je dit op sommige dagen moeilijk kunt opbrengen,’ geeft Lennard aan. ‘Als je lange tijd je frustratie over die collega opkropt, kan het er wat naarder uitkomen dan de bedoeling is. En die collega? Die voelt zich vervolgens weer een stukje minder veilig.’

Verkeerde blik

Hoe dat komt legt Lennard graag uit. ‘In de hersenen van die minder proactieve collega zijn heel veel onbewuste patronen aan het werk. Ze weet zelf ook wel dat ze niet zo veel initiatief toont, maar is tegelijkertijd ook heel streng voor zichzelf. Die patronen zoeken namelijk de hele tijd naar het bewijs dat ze het niet goed doet. Een verkeerde blik van iemand, of iemand die zegt: “Niet zo handig gedaan,” en ze heeft het idee dat ze binnenkort ontslagen wordt.’
Omdat dit patroon dus keihard aangaat, trekt de collega zich volgens Lennard verder terug. ‘En dan wordt het een self-fulfilling prophecy. Om nog meer afwijzing te voorkomen gaat ze juist niets, of zo min mogelijk doen. Voor collega’s natuurlijk ontzettend vervelend en zo werkt iemand zich dus uiteindelijk helemaal vast.’

Fouten maken is goed

Heel vervelend en hardnekkig, want als dat patroon in haar hoofd dus alleen maar naar fouten zoekt, hoe kun je als welwillende collega dan helpen? Lennard: ‘Je zou willen dat dit gedachtenpatroon bij de ander geen zuurstof krijgt, maar dat is inderdaad lastig. Daarom is het heel belangrijk om dit gewoon met je collega te bespreken. Vragen te stellen als: “Wat vindt je lastig? Wat lukt dan niet en waar ben je dan bang voor als het verkeerd gaat?” En: ”Ik heb liever dat je het fout doet dan dat je het helemaal niet doet.”’
Vooral dat laatste is een heel belangrijk gegeven volgens Lennard. ‘Eigenlijk zou je de ander moeten laten weten dat het ook goed is om fouten te maken. Want als je nooit een fout maakt kun je er ook niet van leren.’

Verplicht fouten maken

Lennard heeft daar wel een interessant voorbeeld van. ‘Ik heb weleens gehoord over een bedrijf, waar je verplicht bent een x aantal fouten per jaar te maken. Alle fouten die je maakt worden ergens genoteerd en behandeld in de jaarlijkse feedbackronde. Als je te weinig fouten hebt gemaakt, word je daarop gewezen. Want de gedachte is: “Als je nooit iets verkeerd doet, probeer je ook nooit iets nieuws.”’

Fouten horen erbij

Maar in de kinderopvang werk je met een kwetsbare doelgroep. Is het dan eigenlijk wel geoorloofd om iets verkeerd te doen? ‘Tuurlijk, zegt Lennard. Er zijn gewoon bepaalde dingen die je in de praktijk moet leren en daar horen fouten bij. Het is geen goed idee om kinderen op hun hoofd te laten vallen, maar er zijn tal van andere dingen die ook verkeerd kunnen gaan. Denk aan: vergeten een datum op het pakje kipfilet te schrijven, een luier niet goed aandoen of het verkeerde kind afmelden.’

Leren om boos te zijn

Volgens Lennard creëer je een veel prettigere omgeving wanneer stagiairs en nieuwe collega’s begrijpen dat het toegestaan is om fouten te maken. ‘Vaak zijn afwachtende mensen bang voor een boze reactie. Ik zou hen graag willen zeggen: “De wereld vergaat niet, ook al worden mensen boos op je.”’
Daarnaast hebben deze mensen volgens Lennard nog veel te leren. ‘Ze mogen zelf soms ook wat bozer zijn. Dat doen ze vaak niet, omdat ze iedereen willen pleasen en zichzelf wegcijferen.’
En collega’s die zich irriteren aan het afwachtende gedrag van hun collega? Daar heeft Lennard de volgende boodschap voor: ‘Bedenk dat vrijwel iedereen, behalve psychopaten misschien, altijd een positieve intentie heeft met zijn of haar gedrag, ook al komt dat niet altijd even lekker uit de verf.’