Maar toen ik aan de slag ging als maatschappelijk werker, werd rapportage een belangrijk onderdeel van mijn dagelijks werk. Ik zag dat een dossiers niet alleen een administratieve formaliteit is, maar ook een belangrijke informatiedrager voor cliënten. Ik beeldde mezelf in: “Ik schrijf dit voor het kind als het straks 18 jaar is en dit dossier gaat lezen.” Oftewel: wat ik opschrijf moet begrijpelijk, menselijk en transparant zijn.

Dit hielp mij om tot passende taal te komen en het leesbaar te maken voor jongeren en hun verzorgers. Want mijn hoofdbelang lag bij die jongere en dat moest ook blijken uit het dossier. Dossiervorming is dan ook een belangrijk thema gedurende mijn trainingen. Ik vind het allang niet meer saai, want ik zie er de waarde van in. Toch wordt dossiervorming in de praktijk niet altijd op de goede manier gebruikt en het zou zomaar kunnen dat jij er ook een verkeerd beeld bij hebt.

Tijdens de trainingen die ik verzorg over deze thema’s hoor ik met regelmaat dit soort opmerkingen:

• ‘We houden de signalen heel goed bij in een schriftje en verzamelen zo de zorgen voor een gesprek met ouders.’
• ‘We willen wel écht wat hebben verzameld aan signalen voordat we met ouders in gesprek gaan en gaan niet meteen bij het minste of geringste met ze in gesprek.’
• ‘Ja, maar… als we het in het dossier zetten, dan kunnen ouders het lezen! We hebben dit nog niet besproken, want dat maakt het meteen zo groot.’

Wat is dossiervorming?

Toch even belangrijk om dit duidelijk te hebben: dossiervorming is niets meer dan de feiten en voortgang van een kind, dat jij begeleidt, bijhouden. Dat doen we zodat een casus overdraagbaar is, zodat we terug kunnen kijken, maar we doen het zeker ook voor het gezin zelf. Zodat het gezin jouw overwegingen en keuzes kan volgen en begrijpen.

Maar de laatste jaren hoor ik professionals in de kinderopvang en het onderwijs steeds vaker over de term ‘dossieropbouw’. Als ik het dan navraag, bedoelen ze er bijvoorbeeld mee: je ziet een kind dat er smoezelig uitziet, te koude kleren aan heeft in de winter en ‘s ochtends vaak heel snel veel honger heeft. Als professional kun je dan denken: laten we dit maar gaan bijhouden. Met dossieropbouw wordt dan eigenlijk bedoeld: het verzamelen van bewijslast. Vaak is het ook nog zo dat dit los van het dossier gebeurt en wordt bijgehouden in een apart schriftje. Een beetje zoals een werkgever bijhoudt hoe vaak iemand te laat komt, om later sterker te staan in een ontslagprocedure: het dossier wordt opgebouwd.

Maar dit mag in de meeste gevallen helemaal niet. Het is namelijk niet transparant. Transparantie is juist één van de belangrijkste doelen van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling.

De regel zou moeten zijn: alles wat je ziet – is alles wat je zegt – is alles wat je schrijft. En met zien bedoel ik dan ook: alles wat je ziet, ruikt, merkt, hoort, verbaast of verwondert rondom een kind.

Stiekem bewijs verzamelen

Als we goed kijken naar de functie van een dossier, en naar de stappen van de meldcode, dan blijkt dat dossiervorming daarnaast niet heimelijk mag gebeuren. ‘Stiekem’ bewijslast verzamelen betekent namelijk dat je een geheime agenda hebt (wat in de meeste gevallen strafbaar is volgens de wetgeving) en je niet transparant bent naar het gezin. Natuurlijk zijn er gevallen dat de veiligheid van een kind in het gedrang komt, waardoor je niet transparant kunt zijn, maar dat laat ik hier even buiten beschouwing.

Transparant zijn

In plaats daarvan is het belangrijk om dus transparant te zijn in je dossiervorming. Dat betekent: alles wat jou opvalt kan aanleiding zijn voor een gesprek. Dat niet-pluisgevoel is dus de moeite waard om, naast dit te documenteren, ook bespreekbaar te maken. Je deelt dus je zorgen over de signalen, in plaats van ze als een stille hypothese te gebruiken.

Ik kan me voorstellen dat je het spannend vindt om je zorgen met de persoon in kwestie te delen. Hoe reageert die persoon? Schat je een situatie misschien verkeerd in? Verplaats je dan eens in de schoenen van de betrokkenen. Stel het ging om jouw vader of moeder, of over jouw kind. Stel, er zijn zorgen over jou en je gezin. Wanneer in het proces zou je willen je horen dat iemand zich zorgen om jullie maakt?

Precies! Meteen.

Als professional ben je gelukkig geen Sherlock Holmes die op zoek gaat naar clous. Zorgen maak je openlijk bespreekbaar met de betrokkenen. Zij mogen wéten dat jij je zorgen maakt!

Wil je meer weten over hoe je dit doet? En waarom ik transparantie zo belangrijk vind? Luister mijn podcast-aflevering De zin en onzin van dossieropbouw >>