Voorafgaand aan de inzet van consistente communicatie is het belangrijk om jezelf kritische vragen te stellen. Welke taal spreekt onze organisatie? Wie is onze communicatiedoelgroep en wat vindt zij belangrijk? Tot slot: hoe zorgen we ervoor dat ook de medewerkers op dezelfde manier communiceren? Wees hierin kritisch. Communicatie is een essentieel onderdeel van de kwaliteit van jouw organisatie. Denk hier goed over na alvorens je de inhoud bepaalt van een website of folder.
Taalgebruik organisatie
Welke taal spreekt onze organisatie? Om met deze eerste vraag aan de slag te gaan is het goed om op een laagdrempelige manier met karaktereigenschappen het gewenste taalgebruik te omschrijven. Denk bijvoorbeeld aan de woorden: formeel, vriendelijk, persoonlijk of betrouwbaar. Geef achter iedere eigenschap een korte uitleg zodat duidelijk wordt wat je er juist wel of niet mee bedoelt. Op die manier geef je per eigenschap betekenis aan het woord en creëer je een duidelijke omschrijving van het soort taalgebruik dat jouw organisatie hanteert.
‘Noteer wat belangrijk is voor jouw organisatie zodat er een eigen stem gecreëerd wordt.’
Tip! Goed om als organisatie vooraf onderzoek te doen onder bestaande klanten en medewerkers. Zo kom je erachter hoe zij jouw organisatie op dit moment zien en omschrijven (het imago) en hoe je vervolgens je beter kunt profileren (de identiteit) naar relevante doelgroepen.
Communicatiedoelgroep
Wie is onze doelgroep en wat vindt zij belangrijk? Probeer de omschrijving van jouw communicatiedoelgroep zoveel mogelijk te specificeren. Wees je vooraf bewust dat de communicatiedoelgroep per locatie sterk kan verschillen.
Ga op zoek naar eigenschappen die te maken hebben met de inhoud van schrijfstijl. Vragen die je kunt stellen om de communicatiedoelgroep te omschrijven zijn: Waar hecht de doelgroep waarde aan? Hoeveel tijd hebben ze om je communicatie te lezen? En op welke manier willen ze deze informatie tot zich krijgen? Online of offline?
Kort en bondige formulering
Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie kan de manier hoe je wilt communiceren al op twee A4’tjes worden uitgeschreven. Noteer wat belangrijk is voor jouw organisatie zodat er een eigen stem gecreëerd wordt. Nog belangrijker is dat ook medewerkers weten hoe hiermee om te gaan. Door het kort, bondig en begrijpelijk te formuleren kan iedere laag van de organisatie hiermee aan de slag. Het document vormt uiteindelijk het interne communicatiebeleid.
Heel veel succes!
