Valkuil 1: De administratie doet de gegevenscheck

‘Juist de pedagogisch professional doet vaak de belangrijke eerste stap: de controle op locatie van de gegevens van ouders en kinderen’, zegt Kamil. ‘Als die gegevens kloppen, kan Dienst Toeslagen de opvanggegevens koppelen aan de juiste ouder en het juiste kind. Dit gebeurt bij voorkeur voordat de opvang start. Met name is van belang: het BSN-nummer van ouder en kind, en de juiste naam en geboortedatum van het kind.
Vervolgens zorgt de administratie voor de maandelijkse aanlevering van de gegevens bij Dienst Toeslagen. Idealiter doen ze dat meteen na het versturen van de facturen aan ouders.’

Tip: zie de gegevenscheck als onderdeel van een goede start. Net zoals je vraagt naar slapen, voeding en ophalen, controleer je ook of de BSN-nummers kloppen.

Valkuil 2: Ouders zorgen voor de juiste gegevens

‘Nee, de verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij ouders. Dat heeft een goede reden’, legt Ricardo uit. ‘Ouders vragen kinderopvangtoeslag aan. Verandert er iets in hun situatie, dan moeten zij hun gegevens aanpassen bij Dienst Toeslagen. Maar in de praktijk gebeurt dat niet altijd of niet op tijd. Daarom zijn KO’s sinds 2022 verplicht maandelijks gegevens te delen met Dienst Toeslagen. Zo ontstaat een win-winsituatie. De gegevenslevering helpt de KO om de administratie op orde te hebben. Daarnaast kan Dienst Toeslagen voor ouders de juiste toeslag berekenen, zonder gedoe met terugvorderingen of terugbetalingen achteraf. En ouders kunnen makkelijker de factuur voor de opvang op tijd betalen.’

Tip: met een goede controle van de gegevens help je ouders, kinderen én je eigen organisatie.

Valkuil 3: Wachten tot de eerste opvangdag

‘De organisatie kan de gegevenscheck handig inregelen’, vertelt Kamil. ‘Als ouders zich hebben aangemeld, krijgen ze vaak een uitnodiging voor de eerste wendag. Daarin kan de organisatie meteen vragen om het identiteitsbewijs van het kind mee te nemen.’ Ricardo vult aan: ‘Vaak zie je dat ouders het paspoort of de ID-kaart dan vergeten. Maar dan kun je zelf vragen of zij het alsnog meenemen bij de tweede wendag. Dat moment is vaak een goede gelegenheid om even rustig met elkaar te gaan zitten en de gegevens te controleren.’

Tip: benut de wendagen. De organisatie kan bij de uitnodiging voor de eerste wendag ouders erop attenderen om een ID-bewijs van het kind mee te nemen.

Met een goede controle van de basisgegevens help je ouders, kinderen én je eigen organisatie

 

Valkuil 4: Alleen de geboortedatum controleren

Ricardo: ‘Op het aanmeldformulier zijn meerdere verplichte velden die ouders moeten invullen over hun kind, zoals voorletters, voornaam, achternaam, geboortedatum en het burgerservicenummer (BSN). Maar vaak melden ouders zich aan als het kind nog niet geboren is. Daardoor gebeurt het dat ouders een A invullen als voorletter, de uitgerekende datum als geboortedatum of het BSN van een van de ouders. Ook een tikfout is zo gemaakt.

Tip: maak een checklist van de gegevens die je moet controleren. Dan vergeet je niets en hoeft de ouder niet later opnieuw iets aan te leveren. Bij de check zie je dan of er een verkeerd BSN-nummer staat of een verkeerde geboortedatum.

Valkuil 5: Gewoon even een foto maken

‘Als je ziet dat gegevens niet kloppen, lijkt het slim om even een foto te maken van het ID-bewijs en dat door te sturen naar de administratie. Maar dat is niet de bedoeling’, zegt Kamil. ‘Je mag van een ID-bewijs geen foto of kopie maken’, vertelt Ricardo. ‘Het gaat echt om een controle van de gegevens met de gegevens in de administratie van de KO. Spreek in de organisatie af hoe je het oplost als gegevens afwijken. Soms kun je die zelf aanpassen in het systeem, bij andere organisaties geef je het door aan de administratie.’

Tip: zorg dat iedereen weet hoe je aanpassingen doorgeeft. Maak geen foto’s van ID-bewijzen en stuur geen appjes met gevoelige gegevens.

Valkuil 6: In discussie raken met ouders

‘De KO heeft een inspanningsverplichting om de gegevens aan te leveren. Maar je bent daarvoor afhankelijk van de ouders’, zegt Kamil. ‘Op de wendag kun je nut en noodzaak uitleggen. Ouders hebben vaak ook vertrouwen in jou. Je kunt het informatieformulier gegevenslevering kinderopvangtoeslag voor ouders gebruiken. Dat formulier staat in de toolkit van Dienst Toeslagen.’ Ricardo: ‘Willen ouders toch niet meewerken? Vraag dan of de administratie het overneemt. Zij kunnen dan ook nog een keer aangeven dat zij gegevens missen.’

Tip: gebruik een vaste uitlegzin. Bijvoorbeeld: ‘We controleren alleen of de gegevens in ons systeem kloppen. Zo kan Dienst Toeslagen de opvanggegevens goed koppelen aan uw kinderopvangtoeslag en krijgt u het juiste bedrag.’