Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Reacties0

Nieuwe ronde in verbetering governance

Avatar
Astrid van de Weijenberg
Veel organisaties hebben de Governance Code ingevoerd, veel zijn er nog mee bezig. Maar goed bestuur blijft een continu proces. Is de harde kant (voldoen aan de regels) op orde, dan komt de zachte kant: houding en gedrag, de juiste informatie en kritisch doorvragen. Hoe zorg je dat toezichthouden goed toezichthouden wordt?
Nieuwe ronde in verbetering governance

Grote en middelgrote kinderopvangorganisaties hebben de Governance Code inmiddels ingevoerd, kleine organisaties hikken er nog tegenaan. Wie lid wil worden van de Brancheorganisatie Kinderopvang is verplicht de code in te voeren. De NVTK (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Kinderopvang), de Brancheorganisatie of de directeurenvereniging bdKO steken een helpende hand toe (zie kader). Anke van Kampen, voorzitter van de NVTK: ‘Er is een scherpe tweedeling in de kinderopvang. Je ziet dat veel organisaties de slag hebben gemaakt naar een raad van toezicht. Maar daarnaast zijn er ook veel kleine organisaties die geen toezichthouders hebben. Veel directeur-eigenaren organiseren niet hun eigen toezicht.’

Toch is de Governance Code ook nuttig voor bv’s, vindt Van Kampen. Je hebt niet per se een raad van toezicht nodig om de code in te voeren. Daarom maakte de Brancheorganisatie Kinderopvang samen met de NVTK een zesstappenplan onder de naam ‘Goed bestuur laat je zien’. Integriteit, transparantie, het organiseren van tegenspraak: ze zijn ook belangrijk voor bv’s, vindt Van Kampen. ‘Ook een directeur van een kleine organisatie heeft er belang bij aan te tonen dat hij niet alles in zijn eentje in een achterkamertje bedisselt. Hij wil toch laten zien dat ouders, werknemers en misschien zelfs kinderen mee mogen praten, dat hij zich bewust is van het maatschappelijk doel van kinderopvang?’

De NVTK adviseert organisaties ook om altijd tegenspraak te organiseren. ‘Dat kan door een kritische ouderraad, of een adviseur, of door mensen die een kritische blik hebben. Of je kunt bijvoorbeeld iemand vragen om je jaarverslag te beoordelen’, zegt Van Kampen.

Informatievoorziening

Wat hebben toezichthouders nodig om goed toezicht te kunnen houden? Met subsidie van het ministerie heeft de NVTK gekeken naar de informatiestromen. Daar ligt ook een belangrijke rol voor de toezichthouders, vindt Van Kampen. ‘Je kunt zeggen: “Dit krijgen we en daar doen we het mee”. Je kunt ook heel bewust zeggen: “Dit hebben we nodig en op deze manier willen we het aangeboden krijgen en dit missen we nog”.’

Zelf is Van Kampen voorzitter van de raad van toezicht bij 2Samen in Den Haag. ‘Wij krijgen de financiële gegevens bijvoorbeeld ook per locatie. Dat is een goed instrument, ook voor het management trouwens, om locaties te kunnen vergelijken. Waarom doet de ene locatie het goed en de andere minder? Wat kan daar verbeterd worden?’

Verder maken de toezichthouders van 2Samen gebruik van de tweejaarlijkse klant- en medewerkertevredenheidsonderzoeken. Van Kampen: ‘Dat zegt niet alles, maar wel wat. Daarnaast hebben we jaarlijks gesprekken met de klantenraad en de ondernemingsraad. We krijgen inzicht in het klachtenverslag. En we bezoeken ieder jaar een aantal locaties. We geven zelf aan welke locaties: een waar het heel goed gaat of juist een waar het niet goed gaat.’

Het gaat om de juiste informatie en om op een goede manier presenteren van informatie. Niet te weinig en niet te veel. Enorme pakken papier met cijfers belemmeren de beoordeling meer dan dat ze helpen. Het zal wel, denken mensen dan al gauw.

Ook Wencke Boerrigter, voorzitter van de raad van toezicht van Stichting Kinderopvang Schoonhoven, vindt het lastig om een goede balans te vinden tussen een overvloed aan informatie en de juiste informatie. En dan bedoelt ze niet alleen financiële informatie. Boerrigter: ‘In het verleden voorzag de directeur ons van gedetailleerde, soms ongestructureerde informatie, die niet voldoende helderheid gaf. We hebben nu samen een matrix opgesteld waaruit duidelijk wordt welke informatie we wanneer verwachten. Dat gaat van financiële kwartaalrapportages tot klachtenbehandeling.’

Serieus nemen

Kinderopvang Schoonhoven is inmiddels een heel eind op streek met de invoering van de Governance Code. Boerrigter: ‘We hebben een professionaliseringsslag gemaakt. Het is duidelijk wat onze rol is. We hebben de kengetallen. Ieder van ons bezoekt jaarlijks een locatie of een vergadering van bijvoorbeeld de OR. We hebben twee keer per jaar overleg met de oudercommissie, het managementteam, de OR.’

Door de vele actuele voorbeelden van falend toezicht is het voor toezichthouders duidelijk dat zij hun rol serieus moeten nemen. ‘Actief de discussie aangaan, de juiste vragen stellen, elkaar scherp houden en niet de hand boven het hoofd houden. Dan voeg je wat toe als lid van de raad van toezicht’, zegt Boerrigter.

Daarnaast moet je ook rolvast zijn, vindt NVTK-voorzitter Van Kampen. ‘Je bent toezichthouder, geen inspectie, en dus is het ook not done om als mystery guest een locatie te bezoeken. Jij ziet toe op het bestuur en je bent slechts indirect verantwoordelijk voor de organisatie. Ook moet je goed kunnen inschatten wat de waarde is van informatie. Is die anonieme brief gebaseerd op een strijd van tien jaar geleden, een incident, of een serieus signaal? Daarom is openheid en vertrouwen tussen de raad van toezicht en bestuurders zo belangrijk.’

Zichtbaar

Wie zit er in de raad van toezicht? Wat zijn dat voor mensen, hoe zijn ze geworven? Hoe lang zitten ze er al? Hoe is de procedure van benoeming geweest? Er zijn maar weinig organisaties, klein of groot, die daar totale openheid in geven. Zelfs de naam van de directeur/bestuurder ontbreekt op heel veel websites. Dat is ook een steeds terugkerend aandachtspunt bij de toekenning van de prijs voor het beste jaarverslag door het Waarborgfonds.

Bij SKIK in Joure bestaat het bestuur uit een voormalig financieel-directeur, een directeur van een basisschool, een medewerker van het ministerie van Economische Zaken en een medewerker van een woningstichting. ‘Mensen met een andere blik. Dat is prettig’, zegt directeur Ineke Fennema. SKIK probeert daarom breed te werven, met een duidelijk profiel. Anke van Kampen vindt het een goede ontwikkeling dat er veel geadverteerd wordt voor toezichthoudende functies. ‘Dat betekent dat het niet meer een ons-kent-ons-circuit is.’

SKIK is nog druk bezig met het implementeren van de Governance Code. Met hulp van een extern bureau zijn vragenlijsten ingevuld. Fennema: ‘Daaruit bleek dat we eigenlijk al veel hadden. Alleen niet iedereen weet dat. En niet alles is voldoende vastgelegd en geborgd. Niet alles is zichtbaar voor klanten. We hebben in kaart gebracht wat er nog moet gebeuren. We hebben documenten aangepast, bijvoorbeeld een klokkenluidersregeling ontworpen en een privacyreglement. Er was wel veel op privacygebied, maar niet alles stond helder bij elkaar. Het jaarverslag komt nu op de site.’

SKIK volgde een workshop over governance en dat was heel verhelderend, vertelt Fennema. ‘Daardoor is het breed gaan leven, ook bij de bestuursleden. We zagen erg op tegen de invoering, maar toen we aan de slag gingen, bleek het erg mee te vallen.’

Zowel Ineke Fennema als Wencke Boerrigter van Kinderopvang Schoonhoven zijn er zich van bewust dat als de harde kant (de documenten) is geregeld, dan de zachte kant aan de beurt is. En die is veel moeilijker. Dan gaat het om een manier van samenwerken. Het is een kwestie van houding en gedrag. En dat vraagt blijvende aandacht.

Resultaten project NVTK en Brancheorganisatie Kinderopvang

Hoe staat het met de invoering van de Governance Code in de kinderopvang? Het ministerie van SZW wilde dat weten en gaf de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Kinderopvang (NVTK) en de Brancheorganisatie Kinderopvang subsidie om het uit te zoeken en om organisaties te ondersteunen bij de invoering.
De Governance Code en de toolkit die hulp biedt bij de invoering zijn er al sinds 2010. In september 2011 publiceerde de NVTK bovendien een onderzoek naar de implementatie bij haar leden. Bij een derde van de leden was de implementatie toen nog niet voltooid. Terwijl het merendeel van de respondenten tot de middelgrote organisaties hoorde (omzet boven de vijf miljoen). Het subsidieproject loopt nu af en er staat nog een aantal nieuwe producten op stapel.
Toolkit
Op basis van best practices uit de kinderopvang en analyse van vergaderstukken wordt onder meer ook een hulpmiddel ontworpen om de informatievoorziening voor toezichthouders te verbeteren: mogelijke informatiebronnen, formats voor rapportages, voorbeelden van jaaragenda’s en jaarplannen, goede voorbeelden en dilemma’s. (publicatie begin 2013).
Governance scan
Organisaties hebben en doen al veel meer op het gebied van governance dan zij denken. Een scan van de eigen organisatie brengt dat in beeld en is tevens een nulmeting. De resultaten van de scans van vijftien organisaties brengen de knelpunten in beeld. Aanmelden voor de quick scan kan bij de NVTK (bureau@nvtk.nl).
Nulmeting
In januari vond een landelijke nulmeting plaats. Alle kinderopvangorganisaties kregen een vragenlijst over de invoering van de Governance Code in hun organisatie.
Vraagbaak
Vragen over de Governance Code kunnen telefonisch en per mail gesteld worden aan de NVTK (bureau@nvtk.nl), of Helpdesk Kinderopvang (helpdesk@kinderopvang.nl). Op basis van vragen en problemen ontwikkelt de NVTK haar programma.
Materiaal
De resultaten van de projecten worden in maart gepresenteerd, tijdens bijeenkomsten met bestuurders en toezichthouders.

Foto:  Nationale Beeldbank

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.