Pling! Het is de 26e van de maand en de facturatie is net de deur uit. Meteen verschijnt de zelf ingestelde pop-up in het scherm met een herinnering om de gegevenslevering in orde te maken. ‘De deadline voor de maandelijkse gegevenslevering is de 15e van de maand. Maar als je het aansluitend na de facturatie doet, heb je alle facturatiegegevens direct bij de hand’, vertelt relatiebeheerder Ricardo Terlingen van Dienst Toeslagen. ‘Bovendien heb je dan nog tijd voor eventuele correcties.’

Dubbele controle

Sinds 2022 is het voor alle kinderopvangorganisaties verplicht om maandelijks gegevens te delen over de opvang van kinderen met Dienst Toeslagen. ‘Ouders vragen kinderopvangtoeslag aan. Verandert er iets in hun situatie, dan moeten zij hun gegevens aanpassen. In de praktijk gebeurt dat echter lang niet altijd of niet op tijd’, legt projectmanager Moniek Nahar uit. ‘Daarom zijn de gegevens van kinderopvangorganisaties zo belangrijk: zien we een paar maanden lang verschil in bijvoorbeeld uren of tarieven, dan kunnen we de ouder daarop attenderen. Zo voorkomen we dat ouders achteraf toeslag moeten terugbetalen.’

In de praktijk verloopt het tijdig aanleveren van alle gegevens nog niet altijd soepel. Ricardo: ‘Voor kinderopvangorganisaties zou het onderdeel moeten zijn van een goede bedrijfsvoering: het helpt jou om je administratie op orde te hebben én je brengt de dienstverlening aan ouders naar een hoger niveau. Zij krijgen door jouw gegevensaanlevering de juiste toeslag en weten waar zij aan toe zijn. Dat maakt het voor hen uiteindelijk makkelijker om de factuur op tijd te betalen. En heb je het eenmaal goed ingeregeld, dan kost de maandelijkse aanlevering niet veel tijd meer.’

Benut de wendag

Ricardo en Moniek schetsen op welke momenten je het beste kunt sturen om het proces direct vanaf de aanmelding optimaal te laten verlopen. Ricardo: ‘De eerste stap is het controleren van de basisgegevens: de voorletters en achternaam, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN) van het kind. Soms melden ouders hun kind al aan voor de geboorte. Vaak staan dan op het aanmeldformulier niet alle voorletters ingevuld, staat er een BSN-nummer van een ouder of is de uitgerekende datum vermeld in plaats van de daadwerkelijke geboortedatum.’ Moniek: ‘We zien ook weleens een tikfout in het BSN of een roepnaam. Een foutje is zo gemaakt, alleen kunnen wij dan de gegevens niet koppelen.’

Een praktische manier om de gegevenscontrole goed in te richten, is aan de hand van het identiteitsbewijs op een wendag. Moniek: ‘De medewerker of locatiemanager kan op de eerste wendag vragen of ouders de volgende keer de identiteitsbewijzen meenemen. De tweede wendag is perfect om een laatste administratieve check te doen voordat de opvang echt start. De medewerker kan een vinkje zetten dat de gegevens gecontroleerd zijn en indien nodig gegevens aanpassen of wijzigingen doorgeven aan de administratie. Zo borg je het inhoudelijk en procesmatig.’

Moeiteloos

Een ander winstmoment zit in het aanleveren van de specifieke gegevens. Zoals de periode van kinderopvang, het soort opvang, het aantal gefactureerde uren, het gemiddeld uurtarief van die uren, het registratienummer van de kinderopvangorganisatie (LRK) en de ingangs- en einddatum van het contract. Ricardo: ‘Daarom is het makkelijk dit te doen na de facturatie. Na het uploaden kan de indiener bovendien de volgende dag een verwerkingsverslag downloaden waarin alle incorrecte of ontbrekende gegevens staan. Het is natuurlijk het meest efficiënt als die meteen weer verwerkt kunnen worden in de administratie.’

Gebruiksvriendelijk

Tot slot werkt Dienst Toeslagen eraan om het aanleveren van gegevens gebruiksvriendelijker te maken. Moniek Nahar: ‘We werken aan een nieuwe online omgeving waarbij je incorrecte gegevens direct kunt inzien en aanpassen. Ook streven we ernaar om een koppeling te maken voor organisaties die softwarepakketten gebruiken waarmee je met één druk op de knop de gegevens kunt aanleveren.’ De conclusie van Ricardo Terlingen: ‘Uiteindelijk levert een goed ingericht proces met betrouwbare gegevens drie keer winst op: wij kunnen ouders beter van dienst zijn, ouders weten waar ze financieel aan toe zijn en de opvangorganisatie krijgt meer rust door een foutloze administratie en factuurafhandeling.’

In 3 stappen beter geregeld

1. Check bij de start opvang
   Controleer op de tweede wendag gegevens als BSN, naam en geboortedatum van het kind aan de hand van een identiteitsbewijs.
2. Lever aan meteen na facturatie
   Via de software of het gratis KSM-sjabloon is het snel geregeld én heb je nog tijd om fouten te herstellen die het verwerkingsverslag aangeeft.
3. Vraag hulp bij twijfel of knelpunten
   De relatiebeheerder van Dienst Toeslagen geeft graag voorlichting en uitleg.

Meer tips en tricks?

Klik hier voor onze online omgeving voor kinderopvangorganisaties:
https://communicatietsl.pleio.nl/gegevenslevering