Incassoproces gastouders soms problematisch

Gastouderbureau Zoetermeer krijgt van haar gastouders geregeld vragen over de maandelijkse incasso’s. Sinds de invoering van IBAN zijn er nieuwe regels voor het incasseren. Het bureau legt uit wat de gevolgen zijn en wat er allemaal mis kan gaan tijdens een incassoproces. Vraagouders betalen het gastouderbureau door middel van een incasso en dit geld moet weer naar de gastouder. In dit artikel tips om het incassoproces goed te laten verlopen.

Artikel bewaren

Je hebt een account nodig om artikelen in je profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Incassoproces gastouders soms problematisch
Foto: ANP XTRA

Een succesvolle incasso en uitbetaling door het gastouderbureau is volgens Gastouderbureau Zoetermeer van veel factoren afhankelijk. Het gastouderbureau krijgt geregeld vragen van gastouders over fouten in het incassoproces. De uitbetaling ondervindt dan vertraging, maar gastouders moeten wel hun vaste lasten betalen. Daardoor komen zij in de knel. Het bureau maakt daarom op haar website inzichtelijk hoe een incassoproces precies verloopt. Sinds de invoering van IBAN zijn er nieuwe regels voor het incasseren, die het er niet makkelijker op maken.

Nieuwe incassoregels

De tijdlijnen voor incasseren zijn bijvoorbeeld veranderd. Wanneer je voor het eerst bij een nieuwe klant incasseert, moet het incasso zes werkdagen vóór de gewenste verwerkingsdatum worden klaargezet. Bij klanten waar eerder geïncasseerd is, is dit drie werkdagen. Bij elk proces moet er rekening mee worden gehouden dat de verwerkingsdag zelf niet meegeteld wordt. Houd er rekening mee dat de verwerkingstijd van een incasso altijd zeven werkdagen in beslag neemt. Met het weekend meegeteld, komt het neer op negen dagen voordat het incasso verwerkt is. Gastouderbureau Zoetermeer werkt met de Rabobank. Bij andere banken kan de tijdlijn op vijf en twee werkdagen liggen.

De bank

Bij de Rabobank, waar Gastouderbureau Zoetermeer mee werkt, is de deadline voor het aanleveren van een incasso 13.00 uur. Vóór 13.00 uur bij de bank ingediende incasso’s gaan diezelfde dag nog mee. Komt een incasso na 13.00 uur binnen, dan komt er een extra werkdag bij. Houd hier dus rekening mee bij het bepalen van de verwerkingstijd die nodig is. Het tijdstip waarvoor een incasso moet zijn aangeleverd om diezelfde dag nog mee te gaan, verschilt per bank.

Urenlijsten aanleveren

Gastouderbureau Zoetermeer merkt dat er nog andere problemen in het proces zijn. Veel gastouders vullen de urenlijsten niet op tijd in. Vraagouders hebben na het ontvangen van de urenlijsten nog drie dagen om hun akkoord te geven, daarom kan het problemen opleveren wanneer een gastouder zelf te laat is met het aanleveren van de lijsten. Wanneer er geen akkoord is op de urenlijst, is er ook geen factuur en kan er geen incasso worden gedaan.

Storingen en storno’s

Bij de bank kan er ook altijd wat misgaan. Het kan zijn dat de bank een storing heeft of dat een incasso om administratieve redenen mislukt. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een vraagouder een saldotekort heeft. Gastouderbureaus moeten binnen vijf dagen gerekend vanaf het incasso de gastouders uitbetalen. Volgens gastouderbureau Zoetermeer is dit krap, omdat in het geval van een saldotekort sommige banken het bedrag de vier opvolgende dagen nog proberen te incasseren. Een storno, zoals de bank een administratieve fout noemt, kan vijf dagen duren.

Uitbetaling

De vertraging die kan oplopen, is problematisch, omdat gastouderbureaus daadwerkelijk maar 4,5 dag hebben om gastouders uit te betalen. Ook hier geldt de 13.00 uur-regeling van de bank. Alleen als het gastouderbureau de betaling vóór 13.00 uur bij de bank klaarzet staat het bedrag dezelfde dag nog op de rekening van de gastouder. Het gastouderbureau loopt financieel risico, omdat tijdens en na uitbetaling van de gastouders er toch nog storno’s kunnen binnenkomen.

Net als het uurtarief voor dagopvang en buitenschoolse opvang stijgt ook het uurtarief voor de gastouderopvang in 2015. Het gaat om het maximale bedrag waarover ouders kinderopvangtoeslag terugkrijgen. Dit heeft minister Asscher besloten. Lees meer >>

7 REACTIES

  1. Wat is dit voor een slecht reclame-artikel?
    Bovendien hoeft het incassoproces zo helemaal niet te verlopen. Ouders vooraf de rekening laten betalen op basis van een vast gemiddeld uurtarief. Meer en minderuren de volgende maand verrekenen.
    Ben geen voorstander van auto-incasso, de bedragen kunnen immers ook wekenlang worden teruggeboekt, iets wat bij een overschrijving niet van toepassing is. De gastouder heeft dan alsnog geen betaling ontvangen. Hier heeft, en gastouderbureau Zoetermeer en de Rabobank totaal geen toegevoegde waarde in dit proces van een auto-icasso. Probeer eens een ander gastouderbureau als gastouder. Zo een die met de gastouder meedenkt.

  2. Lees alle reacties
  3. GOB Zoetermeer slaat de spijker op de kop. Met name de uitbetaling voordat alle administratieve storno’s verwerkt zijn is erg vervelend. Dit is voor alle GOB’s die incasseren van toepassing. Natuurlijk kan de klant nog wekenlang handmatig storneren, maar dat komt in werkelijkheid gelukkig maar zelden voor.
    Incasso’s vervangen voor overschrijvingen is voor veel GOB’s niet wenselijk, daar de ervaring leert dat je dan veel meer energie moet steken in het ontvangen van betalingen omdat je dan afhankelijk bent van een actie van de klant.

  4. Ik ben erg blij dat ik sinds een jaartje ook incasso’s kan doen. De overschrijvingen van klanten vond ik drama, daar was ik altijd achteraan aan het mailen en bellen, mensen die niet betalen, mensen die en verkeerd bedrag betalen, etc. Sinds de incassomogelijkheid is alles netjes op tijd binnen en er is pas 1x een storno geweest doordat er te weinig geld de rekening van de ouder stond. Ik vind het artikel vrij negatief overkomen. Ja het duurt vrij lang (zit ook bij rabo) en dat het nog steeds allemaal in werkdagen gaat snap ik ook niet in deze 24-uurs-maatschappij, maargoed, het is zoveel makkelijker en sneller dan de klanten handmatig te laten betalen!

  5. De titel van het artikel is eigenlijk onjuist. Het artikel gaat namelijk over de problematiek van het incassoproces in de gastouderbranche sinds de invoering van SEPA/IBAN.
    Wij zijn als bedrijf erg blij dat wij kunnen incasseren en dat scheelt ons heel veel tijd en energie.
    Het aantal storno’s is ons inzien o.a. gerelateerd aan de hoeveelheid incasso’s. Zo kan een klein bureau daar minder last van hebben, terwijl een iets groter bureau daar meer mee te maken heeft.
    Het was in ieder geval niet de bedoeling om een negatief artikel neer te zetten, maar wel om de problematiek te benoemen waar wij als GOB mee worstelen sinds de Euro-incasso. De overheid heeft bepaalt dat we binnen 5 dagen moeten uitbetalen. Deze regel zou (door de invoering van euro-incasso) eigenlijk aangepast moet worden i.v.m. de nieuwe tijdslijn van het incasseren.
    En dat het incassoproces nu zo’n 2 weken duurt in plaats van 2 werkdagen dat nemen we voor lief, want daar heeft heel Europa mee te maken.

  6. Vraagouders betalen het gastouderbureau door middel van een incasso en dit geld moet weer naar de gastouder. Een kinderopvang heeft een zogenaamde ‘kassierfunctie’. Op de juridische afdeling van het Invorderingsbedrijf te Den Haag, waar ik werk, ondersteunen we veel gastouderbureaus met het incasseren van bijdragen bij de vraagouders. Veel vraagouders hebben het geld niet. Vaak komt men daar pas te laat achter en lopen schulden op.
    Veel kinderopvangbedrijven betalen de gastouders niet uit, als de vraagouders niets betalen. Of ze betalen pas veel te laat uit. Dit is niet toegestaan maar gebeurt in de praktijk wel!
    Het administratieve afwikkelingsproces zoals hier omschreven geeft nog eens aan hoe lastig het is als gastouderbureau om altijd tijdig betaald te hebben en te krijgen.
    Mijn advies als gastouder is dan ook om het gastouderbureau direct schriftelijk te sommeren tot betaling. Blijft betaling uit, dan kunnen we een no cure no pay incassoprocedure starten: het gastouderbureau moet dan niet alleen de bijdrage betalen, maar ook de wettelijke incassokosten. Zo heeft de gastouder alsnog snel zijn geld.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.