‘Een paar jaar geleden hadden we nog te maken met wachtlijsten, nu is er het omgekeerde effect van vraaguitval. Dat betekent dat een goede communicatie met de ouder extra belangrijk is. Relatiemanagement dus’, aldus Erik Duit. Het KidsVision-pakket omvat behalve elementen zoals registratie, planning, facturatie en personeelsbeheer, ook communicatie met de ouders. ‘Dat gaat verder dan een contract uitwisselen. Ons systeem waarschuwt zodat je geen belafspraken met ouders vergeet en biedt een ouderportaal met apps, zodat je ouders overdag op de hoogte kunt houden van wat hun kind beleeft.’
Cloud
Wie mee wil met de tijd, kiest momenteel voor werken in de cloud. Dat betekent dat de data en programma’s van de kinderopvangorganisatie niet op eigen servers en pc’s staan, maar extern zijn opgeslagen. Je bereikt ze via internet. Bij een onderneming die in zijn eigen virtuele omgeving werkt, spreek je over een private cloud. ‘Met de cloud kunnen we kinderopvangorganisaties ontzorgen’, aldus Duit. ‘Zowel de hardware als software is aan ons uitbesteed. Dus wij zorgen dat alle programma’s up-to-date blijven, denk ook aan het Office-pakket met Word en Excel.’ Voordelen van de cloud zijn papierloos, dus milieuvriendelijk werken en het feit dat ouders makkelijk kunnen worden bediend met onlineservices zoals apps. ‘Alles kan geregeld worden via de laptop, tablet-computer en telefoon’, aldus Duit.
We worden in het nieuws bestookt met berichten over ‘hacking’. Hoe veilig is de cloud? ‘Onze cloudoplossing is grondig beveiligd’, benadrukt de GAC-mededirecteur. ‘Maar hackers weten zelfs bij het Pentagon in te breken, dus honderd procent garantie kunnen we natuurlijk nooit geven.’
Toekomst
Steeds meer ondernemers zien de plussen van werken in de cloud, aldus Duit. ‘Het is niet alleen gemakkelijk, het is ook stukken voordeliger. Je hoeft geen duizenden euro’s te investeren in soft- en hardware, want je betaalt licentiekosten op basis van het aantal actieve gebruikers. Dus als het in de zomermaanden minder druk is en er zijn minder medewerkers actief, dan gaat de rekening omlaag. Inmiddels werkt vijftien procent van onze klanten in de cloud en dat percentage groeit snel.’
Foto: ANP / Lex van Lieshout
GAC is allrounder
GAC is met zijn pakket KidsVision een echte allrounder. Het is een pakket, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV, waarin eigenlijk alles is opgenomen. Van financiën, ouder- en kindgegevens, gegevens over de groep en pedagogisch medewerkers, gastouders, planning, facturatie, personeelsbeheer, salarisadministratie en relatiebeheer tot en met managementrapportages én een ouderportaal. Kortom, KidsVision is een zeer compleet automatiseringspakket. GAC bestaat al sinds 1983 en besloot in 2003 zich speciaal op de sector kinderopvang te richten. Gastouderbureaus en kleine en grote kinderopvangorganisaties maken gebruik van de diensten van deze automatiseerder. Denk aan grote jongens zoals Doomijn en SKE tot kleinschaligere opvang zoals 10forKIDS en Eiland Marlyne. Ook peuterspeelzalen behoorden al tot de klanten, maar het feit dat minister Asscher nu ook peuterspeelzalen binnen hetzelfde financieringssysteem als de kinderopvang laat vallen, maakt het alleen maar eenvoudiger, aldus mededirecteur Erik Duit. Overigens is begin dit jaar een compleet nieuwe versie van KidsVision uitgebracht, versie 7. www.kidsvision.nl
