Vanuit mijn pedagogische achtergrond is vanaf het begin mijn insteek geweest dat efficiënter roosteren niet ten koste mag gaan van de (pedagogische) kwaliteit en-/of de oudercontacten. Is dat mogelijk? Jazeker, maar het heeft wel even tijd nodig om niet alleen de pedagogisch medewerkers, maar ook het management te overtuigen dat ‘efficiënter’ niet meteen ook ‘krapper’ betekent. Krapper heeft een nare bijsmaak die minder kwaliteit impliceert. Efficiënter is louter objectief. Efficiënter vergt flexibiliteit van de medewerkers en hoeft niet ten koste te gaan van de kwaliteit van opvang. Sterker nog: door efficiënter te roosteren blijven er juist uren van medewerkers over om op andere momenten in te zetten. Voor de medewerker is het niet altijd even leuk om op de ‘extra beschikbaarheidsdag’ ingezet te worden, maar voor de continuïteit op de groep of locatie is het beter.
Het overtuigingsproces
De enige manier om pm’ers en het management te overtuigen is om hen te confronteren met hoe zij het nu zelf doen. Dat deed ik door heel pragmatisch hun aannames te weerleggen met feiten die het tegendeel bewijzen. Een ‘bij ons zijn de groepen altijd vol tot het eind van de dag’ bestaat gewoon niet. Dan zit er niets anders op dan het enkele weken bij te houden en ziet men met eigen ogen dat er om vijf uur eigenlijk ‘al best wel veel kinderen naar huis zijn’. De eerste paar keren komen er nog creatieve argumenten als ‘ja, maar dat kwam omdat het mooi weer was’. Mijn vraag is vervolgens: als je dat van tevoren wist, waarom heb je dan niet een pedagogisch medewerker korter ingeroosterd? Wat doen de pedagogisch medewerkers als er nog maar weinig kinderen zijn? Activiteiten voorbereiden voor de volgende dag? Of de kopietjes maken die ze anders de dag daarna tijdens qualitytime met de kinderen zouden doen? Vaak niet. Hier zie je al de eerste optie om efficiënter te werken met zelfs verbetering van de werkprocessen, en dus ook de kwaliteit.
Rekensom
Het is iedere keer weer boeiend om te zien hoe de medewerkers met deze 360 gradenfeedback op het roosteren reageren. Er anders over gaan denken en de positieve kant van efficiënt roosteren gaan inzien. Een simpele rekensom helpt dan ook vaak als iemand zegt: wat maakt dat half uurtje per groep per week nou uit? Als ik het dan voorreken en het blijkt organisatiebreed om bijna €10.000 per jaar te gaan (b.v. 5 locaties x ieder 3 groepen x 52 weken x een half uur x 25 euro per uur), dan is er al snel meer begrip.
Men denkt vaak dat efficiënt roosteren per definitie ten koste van de kwaliteit gaat. Dat is begrijpelijk, want het is niet gemakkelijk om over jezelf te zeggen dat je op een bepaald moment overbodig bent. Maar het is belangrijk om te zeggen dat efficiënter werken losstaat van het functioneren van de medewerkers. Mensen draaien uren voor werk waar ze niet voor zijn aangesteld. Dit getuigt wel van enthousiasme, maar kun je je dat wel permitteren als organisatie? Eigenlijk gaat het vooral om het met een frisse blik kijken naar de logistiek.
Geen blauwdruk
Een blauwdruk voor efficiënt roosteren is niet te geven. Bij het bespreken van de roosteranalyses met het locatiemanagement kijken we gezamenlijk naar de opties van efficiënt roosteren die bij deze specifieke organisatie past. Het roosteren wordt beïnvloed door diverse factoren. Denk hierbij niet alleen aan openingstijden, het gebruik van de accommodatie, of diensten/producten die worden aangeboden, maar ook aan bezetting, breng- en haalgedrag van ouders of het activiteitenaanbod van de locatie.
Er blijken geen twee dezelfde roosters te bestaan; ik had niet gedacht dat er zoveel verschillen zouden zijn. Achteraf gezien had ik alle roostertypes in Excel, Word, Outlook moeten bewaren. Ik had er een boek mee kunnen vullen. Frappant is dat er in dit verband niet alleen verschillen zijn tussen organisaties, maar ook binnen organisaties. Het management is zich hier niet altijd van bewust. Zelfs binnen dezelfde organisatie, met locaties met dezelfde openingstijden, worden vaak verschillende roosters en zelfs verschillende werk- en pauzetijden gehanteerd. Niet bewust of weloverwogen, maar vaak zo gegroeid.
Ook valt mij op dat nog lang niet iedereen voldoende bekend is met de geldende wet- en regelgeving. Ik had niet verwacht nog tegen te komen dat men roostert met principes en uitgangspunten uit de jaren ’90. Nog lang niet iedereen gebruikt 1ratio.nl, en het verschil tussen achterwacht en vierogenprincipe blijkt ook voor velen niet duidelijk. Dit kost onnodig geld!
Roosteranalyses
Het is altijd weer een uitdaging om uit het analyseren van de roosters meer informatie te halen dan alleen de mate van efficiency. Ook al is er uniform beleid, dit wordt lang niet altijd uniform toegepast. Denk aan reiskostendeclaraties en de onregelmatigheidstoeslag, maar ook aan de wijze van toekennen van vrije dagen of bijzonder verlof en het benutten van de jaarurensystematiek (JUS). Of – last but not least – het beleid rond de niet-groepsgebonden werkzaamheden. Het moge duidelijk zijn dat dit zijn weerslag heeft op efficiënt roosteren. Efficiënt roosteren heeft ook alles te maken met efficiënte kindplanning. Door dit aan de basis efficiënt te doen, voorkom je in veel gevallen de onrust om dagelijks groepen samen te voegen.
Ongeloof
Telkens zorgt een roosteranalyse weer voor opperste verbazing, ongeloof en soms zelfs ontkenning bij het management. Enkele voorbeelden ter illustratie: ‘Wij wisten wel dat er af en toe iemand te veel op de groep stond. Maar dat er wekelijks een halve fte minder kan worden ingezet op het kinderdagverblijf, hadden wij nooit gedacht. En als je dan bedenkt dat wij tien kdv’s hebben…’ Of: ‘Wij hebben de koffiepauze in de tijd van de baas zo’n zeven jaar geleden afgeschaft. Wij hadden er echt geen idee van dat dit op sommige vestigingen toch nog gedaan wordt.’ En: ‘Wij hebben ons nooit gerealiseerd dat sinds de school een kwartier later uit gaat, onze pedagogisch medewerkers dus ook een kwartier later kunnen beginnen…’
Efficiënter roosteren vraagt een andere wijze van kijken naar het roosteren en gaat hand in hand met een cultuuromslag. Efficiënt roosteren moet met een uitgebreid traject worden geïntroduceerd en geïmplementeerd. Hiervoor is draagvlak nodig bij de medewerkers. Neem de medewerkers erin mee. Leg uit, motiveer, inspireer en instrueer. Neem de tijd!
Niet moeilijk
Ik had nooit gedacht dat saaie roosters zo interessant konden zijn, en zoveel informatie zouden opleveren. Het zegt meer over de organisatie en haar medewerkers dan ik in eerste instantie had vermoed. Het begint met efficiënter willen roosteren en kan eindigen met de implementatie van de JUS, volledige digitalisering in roosterportalen, webportalen, groepsportalen en ouderportalen. Efficiënt roosteren is niet moeilijk. Je moet het doen, handvatten hebben, oude gewoontes loslaten en je medewerkers erin meenemen.
Arienne van Mil werkt voor PickoBello Organisatieadvies & Interim Management.
