Payrolling is begin jaren negentig uit de Verenigde Staten komen overwaaien. Payrolling komt van de Engelse term ‘payroll’ (in het Nederlands ‘loonlijst’). De betalingen die uit de loonberekeningen naar voren komen, kan de werkgever zelf doen. Men kan ze echter ook uitbesteden, met als voordeel dat de werkgever als het ware ontzorgd wordt. Met payrolling verandert er op de werkvloer niets. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de werving en de inhoudelijke aansturing van de medewerker(s). De ontzorging voor werkgevers zit aan de achterkant: het payrollbureau neemt het juridisch werkgeverschap over, betaalt het nettoloon, de premies en de belastingen, verstrekt loonstroken en verwerkt ziek- en herstelmeldingen.
Voordelen
Een groot voordeel van payrolling is de maximale flexibiliteit in het aantal en de duur van de arbeidscontracten in vijfenhalf jaar tijd (met ingang van 1 juli 2015). Hierop is van toepassing het fasensysteem conform de cao van de ABU, de Algemene Bond Uitzendondernemingen. Hierbij worden drie fasen onderscheiden.
Vanaf 1 juli 2015 mogen werkgevers conform het ketensysteem maximaal drie tijdelijke contracten in maximaal twee jaar aanbieden, alvorens een contract voor onbepaalde tijd volgt. Zou een medewerker na die periode vervolgens via een payrollbureau (voorwaarde: het ABU-lidmaatschap) tewerkgesteld worden, dan zou deze medewerker nog maximaal vijf tijdelijke contracten in drieënhalf jaar mogen ontvangen alvorens het contract voor onbepaalde tijd volgt.
Risicobeperking
Opdrachtgevers lopen bij payrolling geen arbeidsrechtelijke risico’s. Het payrollbureau is namelijk de juridische werkgever van de medewerkers. Het grote voordeel hiervan is dat de werkgever geen doorbetalingsplicht kent bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Ook zijn opdrachtgevers, indien het payrollbureau ABU-lid en NEN4400-1 gecertificeerd is, gevrijwaard van ketenaansprakelijkheid of navorderingen. Kortom, vanuit het oogpunt van risicomanagement biedt payrolling enkele duidelijke pluspunten.
Duidelijkheid
Opdrachtgevers weten van tevoren exact wat hun personele kosten zullen zijn; verrassingen zijn dus uitgesloten. Alle werkgeversverplichtingen worden teruggebracht tot één inkoopfactuur. Deze werkwijze biedt overzichtelijke en nauwkeurige inzage in de totale salaris- en personeelskosten; de volledige personeelskosten per uur zijn direct helder.
In de kinderopvang zijn veel parttime-medewerkers actief. Deze medewerkers vergen veel aandacht op het gebied van contracten, urenregistratie, afdrachten en overige verplichtingen. Veel ondernemers vinden dit een flinke last, want dat brengt risico’s en kosten met zich mee.
Payrolling betekent in onze ogen een partnership zoeken met opdrachtgevers. We hebben het hier immers niet over kantoorbenodigdheden, maar over mensen. Daar dient alles goed voor geregeld te zijn. Zij zijn immers de motor binnen een organisatie. De veranderende wet- en regelgeving zorgt er echter voor dat het voor ondernemers steeds ingewikkelder wordt gemaakt om zelf personeel in dienst te nemen. Er worden steeds meer verantwoordelijkheden bij de werkgever neergelegd – met de bijbehorende risico’s. Dit gaat uiteindelijk ten koste van de corebusiness van de ondernemer.
Vergelijking maken
Payrolling hoeft niet per definitie duurder te zijn dan wanneer u alle loongerelateerde aangelegenheden zoals hier besproken zelf verzorgt. Tevens neemt een payrollbureau u veel andere zorgen uit handen. Het is de moeite waard om een vergelijking te maken: uw huidige kosten versus de kosten van een payrollbureau, dat u ook nog eens ontzorgt. Houd er dan wel rekening mee dat bij een payrollconstructie 21% btw betaald dient te worden!
Is payrolling iets voor ons?
Stel uzelf in ieder geval de volgende vragen:
– Heb ik voldoende tijd om deze zaken met betrekking tot mijn personeel zelf te regelen? Dus aan het opmaken en juridisch toetsen van arbeidsovereenkomsten, en het bewaken, verlengen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten?
– Ben ik me bewust van de kosten van personeel, zodat ik een juiste vergelijking kan maken? Wat kost personeel nu daadwerkelijk? Het gaat dan om brutosalaris met daarbij opgeteld sociale lasten, verzekeringen, pensioenpremie, vakantiegeld, verlof, ATV en overige afdrachten.
– Ben ik me bewust van de mogelijke risico’s? Wat kost een (langdurig) zieke of arbeidsongeschikte medewerker? Hoeveel dagen eigen risico heb ik bij mijn ziekteverzuimverzekeraar? Ben ik bekend met de uitvoering van de Wet verbetering poortwachter? Wat kost een vervangende medewerker?
Tips bij de keuze voor een payrollpartner
• Kies voor een payrollbureau dat NEN-gecertificeerd is en dat bekend is bij Stichting Normering Arbeid (SNA). Dat laatste houdt een onafhankelijk betrouwbaarheidskeurmerk in voor alle ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen.
• Check de mogelijkheid om te storten op een zogeheten G-rekening. Dit kan u beschermen bij aansprakelijkheidskwesties als het gaat om loonheffingen; de Belastingdienst kan in dezen erg kritisch zijn.
• Een betrouwbaar payrollbureau kan bij de Belastingdienst een ‘verklaring betalingsbedrag’ laten zien.
• Let op de juiste SBI-codes (namelijk 7830 en 70221) in het kader van de Waadi-wetgeving. SBI staat hierbij voor Standaard Bedrijfsindeling, en Waadi voor Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs.
Kies een payrollbureau dat lid is van de ABU of de NBBU, de Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen. Leden worden jaarlijks getoetst op correcte naleving van de wet- en regelgeving.
Belinda Emans is directeur van het Roermondse Eye2eye Payroll.
